Bedienungsanleitung - POC

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    21-Oct-2014

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Bedienungsanleitung - POC

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Paper Output Controlling

Bedienerhandbuch

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Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis ....................................................................................................... 2 1. Einfhrung .............................................................................................................. 3 2. Installation .............................................................................................................. 4 3. POC System Vorbereitung ..................................................................................... 5 4. POCAnalyser Bedienungsoberflche ..................................................................... 9

4.1 Men Leiste .................................................................................................... 10 4.1.1 Menschaltflche Neu............................................................................ 10 4.1.2 Menschaltflche Bearbeiten ................................................................. 10 4.1.3 Menschaltflche Knoten Details ........................................................... 11 4.1.4 Menschaltflche Einstellungen............................................................. 11 4.1.5 Menschaltflche Verwaltung ................................................................ 11 4.1.6 Menschaltflche Info ............................................................................ 12

4.2 Einstellungen ................................................................................................. 12 4.3 Baumnavigation .............................................................................................. 13

4.3.1 Baum Darstellung ..................................................................................... 13 4.3.2 Erstellung der neuen Knoten (POC Baumelemente) ................................ 14 4.3.3 Editieren der Knoten................................................................................. 15 4.3.4 Verschieben der Knoten ........................................................................... 16

4.4 Arten der POC Baumknoten ........................................................................... 17 4.4.1 Allgemeine Zuordnungsstruktur................................................................ 17 4.4.2 Output....................................................................................................... 18 4.4.3 Drucksystem............................................................................................. 19 4.4.4 Computer.................................................................................................. 20 4.4.5 Benutzergruppen und Benutzer................................................................ 20 4.4.6 Standort, Gebude, Raum, Kostenstelle .................................................. 21

4.5 Herstellerverwaltung ....................................................................................... 22 4.6 Verbrauchsmaterialen (VBMs) ........................................................................ 22

4.6.1 Einpflegen der VBMs................................................................................ 23 4.6.1 Verbinden der VBMs mit einem Drucksystem .......................................... 24

4.7 POC Konto...................................................................................................... 25 4.7.1 Baumelement POC Konto ..................................................................... 25 4.7.2 POC Konten Kosten und Zhlerstand Aktualisierung............................... 25 4.7.3 Wiederherstellung der POC Konto Daten................................................. 26

4.8 Outputs ........................................................................................................... 26 4.8.1 Darstellung des Druckverhaltens ber die Laufzeit .................................. 26 4.8.2 Outputs Report und Konten Report Vergleich .......................................... 27

4.9 Reports ........................................................................................................... 28 4.10 Routing.......................................................................................................... 29 4.11 Verwaltung .................................................................................................... 30

4.11.1 Erstellung der Printerliste und Pocstructure fr POC-Clients.................. 30 4.11.2 POC-Clients Administrationsregeln ....................................................... 30 4.11.3 Alle Drucker als Bereit fr Kostenberechnung setzen. ......................... 31 4.11.4 Alle POC Konten neu berechnen lassen. ............................................... 31 4.11.5 Zurcksetzung von allen POC Konten.................................................... 32 4.11.6 Druckerverbindungen lschen. ............................................................... 32 4.11.7 Dokumentennamen aus den Outputs Lschen....................................... 32 4.11.8 Internet Update....................................................................................... 32

5. POC Receiver Bedienung..................................................................................... 34 5.1 POC Receiver Funktion .................................................................................. 34 5.2 POC Receiver Konfiguration ........................................................................... 34

6. Learningprocess ................................................................................................... 36

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1. Einfhrung

Die Zielsetzung des Software Tools POC ist die intelligente Erfassung, Auswertung und Steuerung von Druckauftrgen. Dabei werden alle lokal erstellten Druckauftrge auf einer zentralen POC Datenbank erfasst und entsprechenden POC Baumelementen: Drucksystem, Computer, Benutzer, Benutzergruppe, Raum, Gebude, Standort zugeordnet. Die Drucksysteme, Benutzer und Computer werden automatisch in der POC Datenbank erstellt. Da der POC-Client keinen direkten Zugriff auf die POC-Datenbank hat, werden die Informationen ber einzelne Druckauftrge in Datenpaketen (*.poc Dateien) ber die Schnittstelle (freigegebenes Verzeichnis oder FTP Server) bertragen. Der POC FTP Server ist auch gleichzeitig ein POC Datenbank Server. Bei dieser Verbindungsart mssen die Clients nicht immer eine Netzwerkverbindung haben. Dies ist z.B. bei Laptops sinnvoll. Alle Daten werden lokal gesammelt, und sobald eine Netzwerkverbindung besteht, werden alle POC Datenpakete versendet. VBM Kosten bei Drucksystemen und Routing Regeln werden zentral gesteuert, dabei wird eine s.g. printerliste Datei erstellt. Zusammen mit der printerliste wird eine pocstructure.ini Datei erstellt in der die Standort/Gebude/Raum Struktur fr die POCClients bereitgestellt (Bei Inventarisierung wichtig) wird. Alle Clients laden diese Datei von der Schnittstele (FTP oder Verzeichnis) automatisch runter. (Hinweis: Sollte die pocstructure.ini fr die Clients bereitgestellt werden, so wird einmalig ein Inventarisierungsdialog fr PC und Drucker beim POCClient erscheinen) Ein Internet Update wird ebenfalls zentral durch den POCAnalyser gesteuert. Alle, fr das Update bentigten, Dateien, werden nur einmal pro Update aus dem Internet (PerformIT FTP / HTTP Server) runtergeladen. Diese Dateien werden auf Ihr POC-FTP-Server bzw. freigegebenes Verzeichnis bertragen, alle POC-Clients werden dann beim nchstem Start automatisch aktualisiert. Die Applikation POCReceiver luft auf dem POC Datenbank Server immer im Hintergrund. Dieses Programm hat die Aufgabe, die von POC-Clients gesendete Datenpakete (*.poc Dateien landen im Schnittstelle-Verzeichnis), in den POC - Datenbank entsprechend einzupflegen.

Bild 1

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2. Installation

Um (POC) Paper Output Controlling zu installieren, starten Sie zuerst die elektronische Installationsanleitung. Diese Applikation befindet sich auf POC CD-ROM (Bild-2). Drucken Sie alle PDF Anleitungen die sich auf der CD-ROM befinden aus. Wichtig! Um die POC Software richtig installieren zu knnen, mssen Sie diese Installationsanleitungen vorher komplett durchlesen. Auf der CD-ROM in dem Ordner [VIDEO_SAMPLES] befinden sich Beispiel-Videos der Installation und ein Praxis Beispiel:

- Installieren Sie den POCServer nach Installationsanleitung - Erstellen Sie die Standorte / Gebude / Rume auf dem POCServer und

erstellen Sie eine pocstructure.ini Datei (Hinweis: Erstellen Sie einen neuen Standort und verwenden Sie nicht den Default Standort!)

- Installieren Sie die POCClients nach Installationsanleitung - berprfen Sie die automatisch erstellten Daten mit dem POCAnalyser beim

POCServer - POC ist somit bereit zu Zhlerstandserfassung.

Bild 2

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3. POC System Vorbereitung

Nach der erfolgreichen Installation des POC-Server und -Client, erfolgt die automatische Inventarisierung der Drucksystemen, Computer und Benutzer in Ihrem Unternehmen. Beim erstem Start des POC-Client werden diese gesammelten Daten an den POC FTP Server bzw. das freigegebenes Verzeichnis versendet. Jeder POC-Client sendet diese lokal gesammelten Daten bei seinem erstem Start. Der POCReceiver pflegt diese Information in die POC-Datenbank ein. Nachdem die Daten vollstndig eingepflegt worden sind, mssen Sie den POCAnalyser starten. Schalten Sie hier die Baumdarstellung auf Drucksysteme um. In dem POC Baum sollten dann alle installierten Drucksysteme von allen POC-Clients erscheinen (Bild 3). Wenn Sie dann auf Computer umschalten, sehen Sie alle Rechner, auf denen der POC-Client richtig installiert und mindestens einmal mit Netzwerkzugriff gestartet wurde. Wenn Sie bei Hauptknoten 2 auf Keine, und bei Hauptknoten 1 auf Benutzergruppe umschalten sehen Sie die Standartgruppe Default. Zu diese Benutzergruppe sind standardmig alle Benutzer zugeordnet.

Bild-3

Zustzliche Baum Elemente wie Standort, Gebude, Raum, Kostenstelle, Benutzer Gruppe werden nicht automatisch von POC erstellt. Diese Elemente sind optional. Wenn Sie aber zuknftig planen, diese Elemente doch zu erstellen, mssen Sie es jetzt tun, da die Konten sonst nur bei Default Elementen aktualisiert werden. (Default Elemente drfen nicht umbenannt werden!)

- 6 - Das ist sehr wichtig, da die POC-Konten von unten nach oben aktualisiert werden (siehe 4.7). Ein Beispiel: Sie haben einen HP LaserJet 5 im Raum-5 stehen, der Raum-5 befindet sich im Gebude-2, das Gebude-2 befindet sich im Standort-1. Der User-1 schickt einen Druckauftrag an den HP LaserJet 5 im Raum-5. Der User-1 befindet sich in der Gruppe Verwaltung. Der HP LaserJet 5 ist zu Kostenstelle-10 zugeordnet. Durch dieses Druckauftrag werden die Kosten und Zhlerstnde bei folgenden POC-Konten zu Laufzeit aktualisiert:

HP LaserJet 5 User-1 Verwaltung Kostenstelle-10 Raum-5 Gebude-2 Standort-1

Um diese optionalen Knoten zu erstellen whlen Sie Neu in der Menleiste (oder rechte Maustaste auf dem POC-Baum). Nheres dazu in 4.3.2. Die Drucksysteme, Computer und Benutzer knnen leicht per Drag & Drop von Default verschoben werden. (Bild-4)

Bild-4 Als nchstes mssen alle Drucksysteme mit entsprechenden Verbrauchsmaterialen (VBMs) versehen werden (siehe 4.6). berprfen Sie aber vorher, ob alle physische Drucksysteme nur einmal in der Datenbank erscheinen. (Z.b. Ein Drucker verfgt ber 2 Anschlusse: LPT und USB. Dieser Drucker wird auf dem PC1 installiert und an LPT angeschlossen, gleichzeitig wird dieser Drucker von PC2 verwendet und ist an USB Port von PC2 angeschlossen. Nachdem der POCClient zum erstem Mal auf PC1 und PC2 gestartet wird, wird dieser Drucker in der POC Datenbank 2 Mal erscheinen (Drucker,PC1/LPT; Drucker,PC2/USB). Hier mssen Sie nachhelfen, indem Sie einfach diese 2 Drucker im POC-Baum auswhlen und mit der rechten Maus Taste das Pop-up Fenster ffnen, und whlen Gleiche Drucksysteme verbinden. (Bild 4.A)) Nachdem die VBMs eingebaut sind, wird der Drucker grn (Bereit fr Kostenberechnung) markiert (Bild-5). Achtung! Nur wenn ein Drucksystem bereit fr Kostenberechnung ist, werden durch Druckauftrge entsprechende Zhlerstnde und Kosten in der POC Datenbank bei Konten und Outputs aktualisiert. Deswegen muss zuerst geprft werden ob alle Drucker in den richtigen Rumen / Kostenstellen sind, und erst dann mssen diese Systeme als bereit fr Kostenberechnung markiert werden.

- 7 - Bild-4.A

Bild-5

Sobald Sie die realen Drucksysteme mit VBMs versehen worden sind, mssen Sie die Virtuelle Drucksysteme Blau (Virtuelle Drucker) markieren (Bild-6). Alle Drucksystemen, die Blau markiert sind, sind fr direktes Drucken freigegeben. Das heit: Die Druckauftrge werden nicht analysiert und an POC-DB verschickt. Dies ist z.B. bei virtuellen PDF - Druckern sinnvoll. (Es ist aber auch mglich die reale Drucksysteme als Virtuelle zu markieren, falls direktes Drucken fr ein bestimmtes System freigegeben werden soll) Virtuelle Drucker mssen im Default Standort / Raum / Kostenstelle bleiben. Damit werden diese Systeme vom POCClient ignoriert. (Info geht ber die printerliste)

- 8 - Bild-6

Danach knnen Sie die den maximalen Gesamtfarbauftrag bestimmen. (Bild-7) Dies ist nur bei FARB-DRUCKER mglich. (Alle Drucker arbeiten unterschiedlich mit Farbe. Bei den Tintendruckern liegt Gesamtfarbauftrag ca. bei 200%, die Laser-Farb-Drucker benutzen mehr als 280%.) Dieser Wert liegt zw. 100 % und 400 %. Hiermit informieren Sie POC, wie der Drucker die Schwarze Farbe mischt. Mehr dazu bei 4.4.3 und bei 6.

Bild-7

Abschieend mssen Sie die Printerliste fr Clients Erstellen (Bild-8) (Siehe 4.11.1) Damit wird eine PrinterListe Datei fr alle POC-Clients auf dem FTP-Server zu Verfgung gestellt. Diese Datei beinhaltet die Information ber Drucker VBMs, Technologie, Virtuell (Ja/Nein) und Routing Regeln. Die POC-Clients laden diese Datei nur bei ihrem Start runter. Automatisch mit der Printerliste wird eine pocstructure.ini Datei erstellt, die zur Inventarisierungszwecken wichtig ist.

Bild-8

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4. POCAnalyser Bedienungsoberflche

Bild-9

[1] - Men Leiste [2] - Details zu dem aktuell ausgewhltem Baum Knoten (Element) (Auf dem

Bild-9 Epson Drucker) [3] - Registerkartei Hersteller Verwaltung. Hier knnen neue Herstellerbezeichnungen eingepflegt werden. [4] - Registerkartei Outputs. Hier knnen die Druckverhalten Daten ber

bestimmten Zeitraum fr ausgewhlte Baum Knoten abgerufen werden. [5] - Registerkarte Reports. Hier knnen unterschiedliche Reports angezeigt

werden. [6] - POC Baum Knoten. Auch als Baumelemente genannt. [7] - PopUp Men kann mit der rechte Maustaste auf dem Baum / Knoten

angezeigt werden. [8] - Mit plus wird ein Knoten aufgeklappt um die Kinderknoten anzuzeigen. [9] - Eingestellte Datenbanktyp. (MSSQLServer / Access) [10] - Schaltflche Speichern um die editierte Daten bei ausgewhltem Element in

der Datenbank zu speichern. [11] - Steuerung der Baumdarstellung. Hauptknoten ist gleich Elternknoten fr

Outputs. Mehr dazu in 4.3.1 [12] - Steuerung der Drucksystemen Darstellung im Baum. Damit ist es mglich die

Drucksysteme im Baum nur von einem bestimmtem Hersteller anzuzeigen.

- 10 - [13] - Refresh Schaltflche um die Baumdarstellung zu aktualisieren. Alle Daten

werden dabei aus der Datenbank neu abgerufen. Es ist auch mglich mit der F5 Taste die Baumdarstellung zu aktualisieren (Nur beim Selektieren eines Baumelementes). Hinweis: Outputs werden nur fr den (links) angegebenen Zeitraum angezeigt.

[14] - Progress Leiste. Verlauf lngeren Prozessen kann man damit verfolgen.

4.1 Men Leiste

In der Menleiste befinden sich die Baumsteuerung-Schaltflchen zum Aufruf von zustzlichen Fenstern mit weiteren Knoteninformationen, Aufruf der Einstellungen Fenster und die zustzliche Verwaltungsschaltflchen (Bild-9 [1]). Um die Bedienung zu vereinfachen spiegeln die im PopUp Men angezeigten Schaltflchen, die fr die Steuerung wichtigsten HauptMenschaltflchen wieder (Bild-9 [7]).

4.1.1 Menschaltflche Neu

Mit dieser Menschaltflche wird ein weiteres Menfenster aufgerufen, in dem Sie bestimmen knnen, welche Knoten/Elemente erstellt werden sollen (Bild-10). Dieses Men ist auch im PupUp Men erhalten (Bild-9 [7]). Hinweis: Benutzer, Computer und Drucksystemen mssen nicht manuell erstellt werden. Diese Elemente werden von POC automatisch durch die POCClient Inventarisierung erstellt.

Bild-10

4.1.2 Menschaltflche Bearbeiten

Mit dieser Menschaltflche wird ein weiteres Menfenster aufgerufen, in dem Sie bestimmen knnen, ob die ausgewhlten Baumelemente (Knoten) gelscht, verschoben oder verbunden (Verbinden nur fr bei Druckern) werden sollen (Bild-11). Hinweis: Die Elemente im Baum knnen auch einfach per Drag & Drop verschoben werden. Diese Schaltflchen sind auch im PopUp Men zu finden (Bild-9 [7]).

Bild-11

- 11 - 4.1.3 Menschaltflche Knoten Details

Mit dieser Menschaltflche wird ein weiteres Menfenster aufgerufen, in dem Sie bestimmen knnen, welche zustzliche Information zu dem ausgewhlten Knoten angezeigt werden soll (Bild-12). Diese Schaltflchen sind auch in dem PopUp Men zu finden (Bild-9 [7]). Drucksystem VBMs funktioniert nur bei Drucksystem Knoten. Dadurch ffnet sich ein weiteres Fenster, in dem die VBMs eingepflegt und zugewiesen werden knnen. (Auch mit Doppelklick auf ein Drucksystem mglich) (Siehe 4.6) POC Konto funktioniert bei allen Knoten auer: Output und Computer. Dadurch ffnet sich ein weiteres Fenster, in dem die Informationen ber das POC-Konto zu sehen sind. Also die Gesamtkosten, Zhlerstand u.s.w. (Siehe 4.7) Routing funktioniert bei Drucksystem und User Knoten. Es wird ein weiteres Fenster aufgerufen, in dem die Routing Regeln hinterlegt werden knnen (Siehe 4.10).

Bild-12

4.1.4 Menschaltflche Einstellungen

Mit dieser Menschaltflche wird ein weiteres Fenster aufgerufen wo man die Grundeinstellungen fr POCAnalyser und POCReceiver editieren kann. (Siehe 4.2)

4.1.5 Menschaltflche Verwaltung

Mit dieser Menschaltflche wird ein weiteres Menfenster aufgerufen, in welchem die Administrationsschaltflchen zu finden sind (Bild-13). Printerliste fr Clients erstellen um die Printerliste fr Clients zu erstellen. (Beinhaltet die Information ber die Drucksysteme, VBMs und Routing) (4.11.1) Alle Drucker als Bereit fr Kostenberechnung setzen.- Sollte der POC nur zu Zhlerstandserfassung und Schwrzungsgradermittlung verwendet werden, so kann man schnell alle Drucker grn markieren. Alle POC Konten neu berechnen um die Kosten und Zhlerstnde bei allen POC Konten neu zu berechnen. Alle POC Konten zurcksetzen Alle POC Konten werden damit zurckgesetzt. Alle Kosten und Zhlerstnde bei POC-Konten werden gelscht. (4.11.2) Alle Druckerverbindungen lschen Alle verbundenen Drucker werden wieder doppelt angezeigt. Dokumentname aus der DB bei allen Outputs lschen um alle anwenderspezifische Daten wie den Dokumentname und den Anwendungsname aus der Datenbank entgltig zu lschen. (Wiederherstellung nicht mglich) Alle Outputs aus der Datenbank lschen um alle Outputs aus der Datenbank entgltig zu lschen. Macht Sinn wenn z.B. in der erste Woche / Monat der POCClient noch nicht bei allen Clients installiert worden ist. (oder Neuanfang mit bestehende Struktur) Internet Update whlen Sie diese Funktion, um das Internet Update von POC zu starten (Siehe 4.11.3)

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Bild-13

4.1.6 Menschaltflche Info

Mit dieser Menschaltflche wird ein weiteres Menfenster aufgerufen, wo die Information ber die POCAnalyser Version zu sehen ist.

4.2 Einstellungen

In diesem Fenster (Bild-14) werden die Grundeinstellungen fr POCAnalyser und POCReceiver bearbeitet.

Sprache Damit knnen Sie bestimmen, in welcher Sprache alle Textausgaben angezeigt werden sollen.

Papier Format Grundpapierformat fr Herstellerangaben. (Alle gespeicherte VBMs mit der Angabe von Laufleistung bei X % Schwarzanteil beziehen sich auf dieses Papierformat)

POC Installationsverzeichnis Verzeichnis in dem der POCServer installiert ist.

Animation Animation der Diagrammen bei Registerkartei Outputs. Es ist sinnvoll diese auszuschalten wenn sehr viele Outputs selektiert werden.

Erstellung der Printerliste fr Clients Information ber den POC - FTP-Server oder Verzeichnisfreigabe: IP Adresse, Benutzer Name und Passwort. Diese Information ist wichtig um die Printerliste oder Updatedaten auf den POC FTP - Server hoch zuladen.

Sollte die Verzeichnisfreigabe verwendet werden, so muss Use this directory ausgewhlt werden, und der POC Schnittstellenpfad eingegeben werden. Wenn Sie die nderungen speichern mchten bettigen sie die OK Schaltflche.

Internet Update Hier knnen Sie bestimmen wie das Internet Update runtergeladen werden soll: 1) ber http oder ftp 2) Bei http knnen die Proxy Einstellungen verwendet werden. (http wird empfohlen) 3) Check for Updates kann ausgewhlt werden, so prft der POCAnalyser automatisch ob aktuelle Updates vorhanden sind.

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Bild-14

4.3 Baumnavigation

In dem POC Baum wird die Information ber die Druckauftrge und die Zuordnung angezeigt. Die Bedienung der Baumstruktur ist sehr einfach.

4.3.1 Baum Darstellung

Einige Mglichkeiten der Baumdarstellung sind auf dem Bild-15 dargestellt. Links Oben: Benutzergruppen (Auch z.B. Abteilung) mit Benutzern Rechts Oben: Standort / Gebude / Raum / Drucker Links Unten: Standort / Gebude / Raum / Computer Rechts Unten: Kostenstellen mit Druckern

All diese Baumelemente (auer Computer) haben einen Zhlerstand und einen Kostenstand (POC-Konto)

Bild-15

Bei dem Abschnitt Baum Darstellung (Bild-16) ist es mglich die Darstellung von dem POC-Baum umzuschalten. Beispiele aus dem Bild-15:

- 14 - Links/Oben = (Hauptknoten1:Benutzer Gruppe; Hauptknoten2:Keine) Links/Unten = (Hauptknoten1:Standort; Hauptknoten2:Computer) Rechts/Oben = (Hauptknoten1:Standort; Hauptknoten2:Drucksystem) Rechts/Unten = (Hauptknoten1:Kostenstelle; Hauptknoten2:Drucksystem) Es sind natrlich auch mehr Kombinationen mglich.

Bild-16

Die Outputsdarstellung im POC-Baum bezieht sich immer auf den angezeigten Zeitraum (Bild-16). Hier knnen Sie natrlich selbst bestimmen fr welchen Zeitraum die Outputs dargestellt werden sollen. (Hinweis: Der ausgewhlte Zeitraum wird bei den POC-Konten nicht bercksichtigt!)

Durch die Auswahl Hardware Druckername oder Drucker sortieren nach Hersteller kann man nur die Hardwarebezeichnung (soweit vorhanden) oder die Drucksysteme von einem bestimmten Hersteller im POC-Baum darzustellen. Die Hardwarebezeichnung kann bei den Drucksystemen entweder direkt bei den Inventarisierungsdialogen (POCClient) oder beim Editieren des Drucker-Knoten (Eingabefeld: [Hardware (Drucksystem) (Auto=PCPN)]). Hinweis: Es wird automatisch der Windows-Druckername (z.B. Mein Drucker N1) vom Client-PC bei diesem Eingabefeld eingetragen.

Tipp: Sie knnen auch ein bestimmtes Output Knoten selektieren, und dann auf die andere Darstellung wechseln, dabei bleibt der Output Knoten selektiert. Sie knnen also sehen welcher Benutzer den ausgewhlten Druckauftrag (Output) gettigt hat, auf welchem Rechner, auf welchem Drucksystem, Raum, Gebude, Standort, Kostenstelle, Benutzergruppe.

4.3.2 Erstellung der neuen Knoten (POC Baumelemente)

Ein neues Knoten/Element kann leicht durch die Menschaltflche Neu oder mit dem PopUp Men (Rechte Maustaste auf dem Baum/Knoten) erstellt werden. Dabei kommt ein weiteres Men, in welchem Sie auswhlen knnen, welche Elemente erstellt werden soll. Hinweis: Die Default Knoten / Elemente drfen nicht umbenannt werden! Da alle Drucker die nicht in den richtigen Raum platziert werden konnten sind automatisch dem Default Raum zugeordnet. Erstellen Sie also immer einen neuen Standort und dann entsprechen in diesem Standort Gebude und Rume.

Auf dem Bild-17 ist ein Beispiel dargestellt, wie Sie ein Raum Raum012345 im Gebude Gebude-30 erstellen knnen. Sie klicken einfach mit der Rechte Maustaste auf Gebude-30, whlen Neu => Raum und besttigen mit der linke Maustaste. Automatisch wird die Name Neu zugewiesen. Rechts von dem Baum Bei der Registerkartei Knoten Details, sehen Sie die Eigenschaften des erstellten Raums. Bei der Bezeichnung schreiben Sie die gewnschte Raum Bezeichnung, und speichern Ihre nderungen mit der Schaltflche Speichern.

- 15 - Tipp1: Mit Strg + R kann ein Raum noch schneller erstellt werden. Tipp2: In den gelben Feldern knnen Sie Ihre nderungen einfach mit RETURN Taste speichern.

Bild-17

4.3.3 Editieren der Knoten

Um ein Knoten/Element im Baum zu editieren, mssen Sie diesen Knoten mit der linken Maustaste auswhlen / selektieren. Die Information ber diesen Knoten erscheint unter Registerkartei Knoten Details. Diese Felder knnen editiert werden. Wenn Sie die nderungen speichern mchten, bettigen Sie die Schaltflche Speichern (Bild-18). Einige Daten drfen nicht gendert werden, da diese fr die Druckjob Zuordnung verwendet werden. Es sind z.B. folgende Daten: Druckername / Anschluss / Freigabe; Computer DNS Name;

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Bild-18

4.3.4 Verschieben der Knoten

Einfach per Drag&Drop (mehrfach Auswahl mit Strg mglich) verschieben. (Bild-4). Andere Mglichkeit ist: Mehrere Knoten mit Strg + Linke Maustaste zu selektieren, dann mit Rechte Maustaste Pop-Up Men aufrufen, und in den Puffer kopieren. Danach whlen Sie gewnschte Zielknoten, und ber Pop-Up Men whlen Sie verschieben.

- 17 - 4.4 Arten der POC Baumknoten

Folgende Elemente / Objekte werden im POC-Baum dargestellt: Output, Computer, Drucksystem, Raum, Gebude, Standort, Kostenstelle, Benutzer, Benutzergruppe (oder Abteilung)

4.4.1 Allgemeine Zuordnungsstruktur

Auf dem Bild-19 ist die POC Outputs Zuordnungsstruktur dargestellt. Wenn man also ein Output im POC-Baum selektiert, kann man durch Baumsteuerung folgendes ermitteln: Welcher Benutzer hat dieses Ausdruck gemacht. Welcher Benutzergruppe (Abteilung). Von welchem Computer (PC) In welchem Raum steht dieser PC In welchem Gebude steht dieser PC In welchem Standort steht dieser PC Auf welchem Drucker wurde gedruckt In welchem Raum steht dieser Drucker In welchem Gebude steht dieser Drucker In welchem Standort steht dieser Drucker Zu welcher Kostenstelle gehrt der PC von dem gedruckt wurde Zu welcher Kostenstelle gehrt der Drucker auf dem gedruckt wurde

Hinweis: Knoten wie: Standort, Gebude, Raum, Kostenstelle, Benutzergruppe sind optional und werden von POC nicht automatisch erfasst. Man kann jedoch diese Knoten sehr einfach erstellen, und die Inventarisierung nutzen damit die PCs und Drucksysteme automatisch erstellt und in die richtige Rume platziert werden.

Bild-19

- 18 - 4.4.2 Output

Auf Bild-19 ist ein Output zu sehen, dieser sieht wie folgt aus: [ID]: ([Druckstart] [Druckende]): [Anzahl Seiten] Wenn Sie im POC-Baum ein Output Knoten selektieren, sehen Sie folgende Informationen. (Beispiel auf dem Bild-20)

Bild-20

Die Berechnete Kosten fr diesen Output werden 2 Mal angezeigt, diese Kosten sind aber nicht immer gleich. Oben werden die Kosten dargestellt die zu dem Zeitpunkt des Druckauftrags berechnet wurden. Unten werden die Kosten angezeigt die sich auf die aktuell eingebaute Verbrauchsmateriale beziehen. Die POC-Konten werden aber immer mit oberen Kosten aktualisiert. Man kann also feststellen ob die aktuell eingebaute VBMs gnstiger als die ursprngliche VBMs sind. Mit dem Button Gespeicherte Werte berschreiben kann man die gespeicherte Kosten neu berechnen und berschreiben. (POC-Konten werden dabei nicht aktualisiert!)

- 19 - 4.4.3 Drucksystem

Um die Eigenschaften eines Drucksystems angezeigt zu bekommen, whlen Sie im POC-Baum ein Drucksystem aus. Auf der rechten Seite des POC-Analyser sehen Sie dann alle Drucksystem-Eigenschaften (Beispiel auf dem Bild-21). POC versucht immer soviel Daten wie mglich automatisch zu erfassen. Andere Daten wie z.B. Seriennummer und Laufende Nummer sind optional, und knnen manuell eingetragen werden. Mit dem Button Speichern haben Sie die Mglichkeit diese Daten abzuspeichern. (Um bessere bersicht beim Reporting zu bekommen wird empfohlen Daten wie Seriennummer oder Laufende Nummer einzutragen). Es kann durchaus vorkommen, dass ein Farb-Drucker als Monochrom Drucker (oder umgekehrt) aufgenommen wird, hier mssen Sie dieses korrigieren. (z.B. Sie benutzen einen Farbtreiber bei einem Monochrome Drucker). Hinweis: Es wird nicht empfohlen folgende Daten bei einem Drucksystem zu verndern, da diese fr interne Druckerzuordnung verwendet werden: Bezeichnung, Anschluss Real, Freigabe, Anschluss. Wenn Sie die richtige Hardware-Bezeichnung eintragen mchten, benutzen Sie das Eingabefeld Hardware (Drucksystem) (Auto=PCPN). Diese Bezeichnungen knnen im Baum oder bei Reports dargestellt werden. (Auswahl bei Baumdarstellung Hardware Druckername) Wird Drucksystem umgestellt, erscheint kurz darauf ein neuer Drucker mit der gleiche Bezeichnung in der Datenbank. ber die Funktion Drucksysteme verbinden im Pop-Up Men knnen Sie die neuen Drucker mit dem altem verbinden. Somit werden die Druckauftrge weiterhin richtig zugeordnet.

Bild-21

- 20 - 4.4.4 Computer

Um die Eigenschaften eines Computers angezeigt zu bekommen, whlen Sie im POC-Baum ein Computer aus. Auf der Rechte Seite des POC-Analyser sehen Sie dann alle aufgenommenen Daten zu diesem PC. Der DNS Name ist fr die Computer DB-Zuordnung wichtig. Alle Daten werden automatisch durch den POCClient erfasst. (Beispiel Bild-22) Es werden auch alle auf dem PC Installierten Anwendungen und Prozesse aufgenommen. Durch eine Gesamtaufstellung im Report kann man eine Excel Liste mit Installierten Anwendungen im Unternehmen generieren lassen.

Bild-22

4.4.5 Benutzergruppen und Benutzer

Um die Eigenschaften eines Benutzers bzw. einer Benutzergruppe angezeigt zu bekommen, whlen Sie im POC-Baum einen Benutzer bzw. eine Benutzergruppe aus. Auf der rechten Seite des POC-Analyser sehen Sie dann alle Daten zu diesem Knoten. (Beispiel Bild-23)

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Bild-23

4.4.6 Standort, Gebude, Raum, Kostenstelle

Um die Eigenschaften des Standort/Gebude/Raum angezeigt zu bekommen, whlen Sie im POC-Baum einen Standort/Gebude/Raum aus. Auf der Rechte Seite von POC-Analyser sehen Sie dann alle Daten zu diesem Knoten. Wie auch bei anderen Knoten, knnen diese Daten verndert werden, mit dem Button Speichern werden diese Daten in der Datenbank gespeichert. (Beispiel auf dem Bild-24)

Bild-24

- 22 - 4.5 Herstellerverwaltung

Sie haben die Mglichkeit bei den Drucksystemen und VBMs die Hersteller zuzuordnen. Sollte der von Ihnen gesuchte Hersteller nicht vorhanden sein, haben Sie die Mglichkeit diesen leicht in die POC-Datenbank einzufgen. Um einen Hersteller in der POC-Datenbank zu erstellen, whlen sie die Hersteller Verwaltung, bettigen Sie die Schaltflche Neu, ndern sie die Herstellerbezeichnung, und drcken Sie auf den Button Speichern. Um einen Hersteller aus der POC-Datenbank zu entfernen, whlen Sie einen Hersteller aus der Liste aus, und bettigen Sie die Schaltflche Delete. (Beispiel auf dem Bild-25)

Bild-25

4.6 Verbrauchsmaterialen (VBMs)

Damit Sie die richtige Kosten bei POC-Konten, Outputs und Reports sehen knnen, mssen Sie dem POC System die Informationen ber die eingebauten Verbrauchsmaterialien bereitstellen. Dies ist auch wichtig fr CostControl und Routing Module. Alle Verbrauchsmaterialen mssen bei POC virtuell eingebaut

- 23 - werden. Alle POC Clients haben die Mglichkeit die Verbrauchsmaterialen ber POCClient PopUp Fenster zu wechseln. Somit werden auch die versteckten Kosten ermittelt (z.b. eine Tonereinheit hat eine schlechte Druckqualitt und wird vorzeitig ausgetauscht). Diese Kosten werden bei dem nchsten VBM gleichmssig dazugerechnet. (Siehe 6. Learningprocess)

4.6.1 Einpflegen der VBMs

Um die Verbrauchsmaterialien in der POC-Datenbank zu erstellen, mssen Sie das Fenster Drucksystem VBMs ffnen. Um dieses Fenster zu ffnen, machen Sie einen Doppelklick mit der linke Maustaste auf ein Drucksystem in dem POC Baum. (Oder ber das Popup Fenster siehe Bild-26)

Bild-26

Um ein neues VBM in der POC-Datenbank zu erstellen, drcken Sie auf den Button Neu (Bild-27). Auf der linke Seite erscheinen die VBMs Details, hier mssen sie zumindest die wichtigsten Daten (sind auf dem Bild-27 rot markiert) eintragen. Ohne diesen Daten knnen die Kosten nicht berechnet werden. Um die Daten zu speichern drucken sie einfach auf das Button Speichern.

Hinweis: Bei VBM Details knnen nicht nur die Daten von erstellten VBMs angezeigt werden, Sie knnen auch die VBMs aus der Eingebaute VBMs oder Verbrauchte VBMs anzeigen lassen. (Bei Verbrauchten VBMs knnen die Daten nicht mehr verndert werden)

Tipp: Wenn Sie mehrere VBMs mit hnlichen Daten erstellen mchten, knnen Sie diese auch mehrfach kopieren und dann bearbeiten. Dies ist z.b. bei CMYK Units sinnvoll. (Bild-27)

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Bild-27

4.6.1 Verbinden der VBMs mit einem Drucksystem

Um die VBMs mit einem Drucksystem zu verbinden, machen sie einen Doppelklick auf ein Drucksystem, in dem die VBMs eingebaut werden sollen. (Bild-26) In dem geffnetem Fenster (Bild-27) knnen Sie die VBMs virtuell einbauen. Hier ist auch der Zhlerstand vom Drucker zu sehen, der auch zurckgesetzt werden kann. Auerdem kann auch der Zhlerstand bei einzelnen VBMs zurcksetzt werden. Dabei wird der virtuelle Fllstand wieder auf 100% gesetzt. Um ein VBM virtuell einzubauen, verschieben Sie das VBM aus der rechte Liste zum Drucksystem oder zur Liste Eingebaute VBMs (siehe Bild-27). Der VBM erscheint dann in der Liste Eingebaute VBMs. Bitte beachten Sie, dass keine VBMs doppelt eingebaut werden knnen. Es ist z.B. nicht mglich 2 unterschiedliche VBMs mit der gleichen Funktion einzubauen. Z.B. Beide VBMs sind aus der Gruppe Toner Black. Die Cyan Magenta Yellow Units sind nur bei Farbdrucksystemen mglich. Hinweis: Default VBM darf nicht umbenannt werden!

- 25 - 4.7 POC Konto

POC Konto ist ein Datensatz in der POC Datenbank, in der die Informationen ber Zhlerstand, Kosten, Schwrzungsgrad enthalten sind. Alle POC Baum Knoten auer Computer, haben ein POC - Konto. Damit ist es z.B. mglich die Zhlerstnde nicht nur fr Drucksystemen zu beobachten, sondern auch fr Benutzer, Gruppen, Kostenstellen, Rume, Gebude, Standorte. Damit die Zhlerstnde mit Kosten fr alle Knoten richtig aufgenommen werden, muss die richtige POC Baumstruktur vorhanden sein. Man muss auch beachten, dass diese Daten immer beim Drucken aktualisiert werden, beim verschieben von POC Knoten, werden die zugehrige POC - Konten Daten nicht neu berechnet. Man kann jedoch die Funktion Alle POC Konten neu berechnen aus der Verwaltung nutzen: Damit werden die Kosten fr jedes einzelnes Output in der Datenbank neu berechnet und bei den Konten neu geschrieben. Sollte diese Funktion verwendet werden, muss der POCReceiver whrend der Neuberechnung deaktiviert werden.

4.7.1 Baumelement POC Konto

Um ein POC Konto anzeigen zu lassen, whlen Sie einen POC Baum Knoten, mit der rechte Maustaste, ffnen Sie das Popup Men, und whlen Sie POC Konto. (Bild-28). Hinweis: Durch verschiedene Reports kann man alle POC Konten in ein PDF Dokument exportieren lassen.

Bild-27

In dem Konto Info Fenster werden die zugehrige Daten angezeigt: Zhlerstnde nach Papierformat, durchschnittliche Schwrzungsgrad Schwrz / Farbe, Kosten usw. Wenn Sie alle Daten von diesem POC-Konto lschen mchten, drcken Sie auf das Button POC Konto zurcksetzen.

4.7.2 POC Konten Kosten und Zhlerstand Aktualisierung

Um eine bessere Performance und Genauigkeit zu erreichen werden die im Konto Info Fenster angezeigte Daten nicht beim anzeigen dieses Fenster berechnet, sondern die Kosten werden nach jedem Ausdruck durch POC Receiver aktualisiert. Damit werden nicht nur die aktuell eingebaute VBMs bercksichtigt, sondern auch die alten VBMs die z.B. teuerer waren. Jedes Mal wenn ein Ausdruck stattfindet, werden diese Kosten durch POC-Receiver eingepflegt. Dabei werden folgende

- 26 - zugehrige Konten aktualisiert: Drucker, Benutzer, Benutzergruppe, Kostenstelle, Raum, Gebude, Standort.

4.7.3 Wiederherstellung der POC Konto Daten

Sollten Sie aus Versehen, bei einem POC Konto die Daten gelscht haben, gibt es eine Mglichkeit diese Daten wiederherzustellen. Sie mssen den dazugehrigen Knoten auswhlen, auf der Rechte Seite Outputs whlen, alle Outputs Anzeigen (Button) und das Button Speichern auf POC Konto drcken. (Bild-28) Man kann auch alle POCKonten neu berechnen lassen, wenn z.B. die VBMs erst spter eingebaut werden. [Verwaltung] => [Alle POCKonten neu berechnen]

4.8 Outputs

Jeder Druckjob, der durch den Anwender an den Druckerport geschickt wird, wird beim POC Server als Output in die Datenbank aufgenommen.

4.8.1 Darstellung des Druckverhaltens ber die Laufzeit

Um die Kosten / Zhlerstand / Schwrzungsgrad fr einen bestimmten Zeitraum anzeigen zu lassen, whlen Sie ein POC Baumknoten, geben sie die das Von/Bis Datum ein, und klicken Sie auf das Button Anzeigen. (Bild-28)

Bild-28

- 27 - Diese Berechnung kann unterschiedlich lange dauern, je nachdem wie viele Outputs in diesem Zeitraum liegen. Man kann hier auch als Basis fr die Berechnungen die aktuellen VBMs nehmen, um die alten mit neunen VBMs zu vergleichen (Checkbox: Basis: Aktuell eingebaute VBMs. Wenn Sie die Outputs nicht Zeitraumbezogen anzeigen lassen wollen, whlen Sie Alle Outputs. Die Outputs werden auch graphisch dargestellt (nach Kosten und nach Seiten). Wenn Sie den Checkbox Output beim Klick finden aktivieren, knnen Sie mit der linke Maustaste auf die graphisch dargestellte Outputs klicken, damit wird im POC Baum der zugeordnete Output gezeigt. (+ - 3 Outputs je nach Anzahl dargestellten Outputs) Dies beschleunigt die Suche nach Outputs die z.B. grere Kosten verursacht haben, so kann man dann in dem POC Baum angezeigt bekommen, auf welchem Drucker gedruckt wurde, und welcher Benutzer dieses Output gettigt hat. (weitere Zuordnung siehe 4.4.1 4.4.2). Wenn Sie die dargestellten Daten ausdrucken mchten, klicken Sie auf den Button mit dem Adobe PDF Icon. Es wird ein PDF Dokument generiert. Die Buttons Preview und HTML zeigen die gleiche Daten in einem anderen Format.

4.8.2 Outputs Report und Konten Report Vergleich

Es gibt Vor und Nachteile bei Outputs - Reporting in Vergleich mit Konten Reporting:

Vorteile Outputs - Reporting: Zeitraumbezogene Selektierung mglich Graphische Darstellung ber die Laufzeit Vergleich mit alten VBMs Suche nach bestimmtem Output ber die Graphik

Nachteile Outputs - Reporting: bei vielen Outputs sehr langsam Report nur fr einen Knoten mglich

Fr die schnelle Report Darstellung empfehlen wir die kontenbezogene Reports (Bild-29) zu nutzen. Mehr Information ber Konten Reporting bei 4.9

- 28 - 4.9 Reports

Um die Reports zu generieren, whlen Sie Reports (Bild-29). Hier knnen Sie einen der angezeigten Reports auswhlen. (Report Buttons)

Bild-29

Diese Reports beziehen sich immer auf alle Daten in der POC Datenbank und sind nicht POC Baum bezogen. Mit Checkboxen defaults und Virtual printsystems knnen Sie bestimmen ob bei Reports die default oder Virtuelle Drucker Knoten angezeigt werden sollen.

Man kann auch die Drucker Daten in eine Excel-Tabelle exportieren lassen, diese Daten knnen dann in ForSale oder Vendor importiert werden.

Durch eine automatische Inventarisierung werden auch die PC Hardware Daten aufgenommen. Diese knnen durch den Klick auf das Button Excel-Export Computers / Applications / processes exportiert werden. Bei dieser Excel Tabelle werden 3 Tabellen erstellt:

1) Auflistung aller PCs mit Hardware Daten 2) Auflistung aller im Unternehmen installierten Anwendungen (und Anzahl) 3) Auflistung aller im Unternehmen laufenden Prozessen (Windows-processes)

Diese Funktion ist fr Administrationszwecke sehr hilfreich.

- 29 - 4.10 Routing

Der POC Administrator, kann die Routing Regeln fr die POC Clients erstellen. Mit diesen Regeln knnen Sie folgendes bestimmen: Welcher Benutzer auf welchem Drucksystem drucken darf, Minimale Volumen pro Druckauftrag, Maximale Volumen pro Druckauftrag, Maximale Kosten pro Seite / Druckauftrag, ob der Benutzer nur auf dem gnstigsten Drucker drucken darf. Eine Routing Regel bei POC ist also immer eine Verbindung Benutzer Drucksystem mit dazugehrigen Begrenzungen. Die festgelegten Regeln werden auf dem FTP Server(Schnittstelle) bereitgestellt, alle POC Clients laden diese Regeln bei ihrem Start automatisch herunter. Diese Regeln werden von POC-Clients nur dann bercksichtigt, wenn das Routing Modul auf dem POC Dongle freigeschaltet ist. Hinweis: Der Dongle wird nur einmal bei der Installation vom POC-Client abgefragt. Sollten Sie ihren Dongle ohne Routing Modul, gegen einen Dongel mit Routing Modul umtauschen, ist es wichtig ein Lizenz Update durchzufhren (POCClientInstaller Men Licence Update oder poclizenzupdate.exe 5)

Bild-30

Um das Routing Fenster zu ffnen, klicken Sie mit der rechte Maustaste auf einem Benutzer oder Drucker in dem POC Baum, und whlen Sie in dem angezeigten Popup Men Routing. Auf dem Bild-30 ist folgendes Beispiel dargestellt: Der Benutzer 1 darf auf dem Canon i560 maximal 30 Seiten pro Druckauftrag drucken, dabei darf der durchschnittliche Seitenpreis von 0,10 nicht berschreiten. Sollte der Benutzer z.B. 40 Seiten auf dem Canon i560 ausdrucken wollen, wird das Drucken von POCClient verweigert, es wird dann eine Liste mit Drucksystemen angezeigt wo das Drucken durch Routing Regeln freigegeben ist. Bitte beachten Sie, dass die Routing Information zusammen mit der Printerliste erstellt wird (4.11.1) Diese Information wird von POCClient nur durch Neustart des POCClients neu eingelesen.

- 30 - 4.11 Verwaltung

4.11.1 Erstellung der Printerliste und Pocstructure fr POC-Clients

Mit der Printerliste ist hier eine Datei gemeint, die folgende Information beinhaltet:

- Information ber Drucker aus der POC Datenbank (Color, VBMs, Gesamtfarbauftrag usw.) - Information ber Drucker die von POC ignoriert werden (Virtuelle Drucker) - Information ber Routing

Die POCClients haben keinen direkten Zugriff auf die POC Datenbank, die Kommunikation erfolgt nur ber *.poc Dateien und Printerliste Datei. (ber FTP) Um eine Printerliste fr POCClients zu erstellen gehen Sie in die Verwaltung (4.1 Verwaltung) , und whlen Sie Printerliste fr Clients erstellen. Bitte beachten Sie, dass diese Liste erst beim POCClient start von POCClient eingelesen wird.

Es wird auch gleichzeitig eine pocstructure.ini erstellt, in der die Informationen ber die angelegten Standorte gespeichert sind. Diese Datei wird vom POCClient verwendet um die Inventarisierungsdialog richtig darstellen zu knnen. Der Anwender kann dann sehr einfach in einem Auswahlbox den entsprechenden Raum auswhlen wo er sich befindet.

4.11.2 POC-Clients Administrationsregeln

Mit der POCClients Administration sind Sie in der Lage folgendes zu konfigurieren: - POC Analyse Stufe fr alle Clients zentral steuern

- 31 - 0 Die Analyse Stufe wird an jedem Client eingestellt (Unterschiedliche

Einstuungen mglich), alle anderen Einstellung sind fr alle Clients 1 Es werden nur die Seiten gezhlt 2 Seitenzhlung mit Analyse des Schwrzungsgrad 3 Seitenzhlung mit Analyse des Schwrzungsgrad und Cost Control (Es

erscheint ein Info-Fenster, wenn nicht der gnstigste Drucker ausgewhlt wurde, mit den Kosten fr diesen Ausdruck)

4 Seitenzhlung mit Analyse des Schwrzungsgrad und Routing 5 Seitenzhlung mit Analyse des Schwrzungsgrad, Cost Control und

Routing

- Datenaustausch zwischen POC-Clients und POC-Server genau steuern. - Ausnahmelisten fr die Clients erstellen:

Es knnen folgende Ausnahmelisten mit den Anwendungsbezeichnungen erstellt werden:

- PASSTHROUGH Ausnahmen: Der POCClient schaltet die PASSTHROUGH Treiberabfrage ab, damit der Druckdatenstrom nicht direkt an den Treiber geschickt wird, sondern ber POCClient luft. Sonst ist die Erfassung des Schwrzungsgrades nicht mglich. Manche Anwendungen reagieren darauf anders, und erzeugen ein S/W-Bild (2 Bit). Solche Anwendungen mssen in diese Liste eingetragen werden. Der POC-Client kann fr diese Druckjobs kein Schwrzungsgrad ermitteln. Der erfasste Druckjob wird auf dem POC-Server mit einem durchschnittlichen Schwrzungsgrad vorbelegt.

- Sollten die Druckdaten von bestimmten Anwendungen nicht auf die Farbdeckung analysiert werden, so knnen diese Programme in die Nur Counting Liste eingetragen werden. (Grund: bei manchen Anwendungen steht Druckperformance im Vordergrund)

- Manche Treiber-Programme verwenden das 2-fache Spoolen von Dokumenten, damit diese Druckjobs von POCClient nicht 2-Mal analysiert werden, sollten diese Programme in die letzte Liste eingetragen werden. (Hier knnen aber auch die Anwendungen eingetragen werden, die POCClients ignorieren sollen)

4.11.3 Alle Drucker als Bereit fr Kostenberechnung setzen.

Diese Funktion wird verwendet um alle Drucker, die sich nicht im Default Standort befinden, grn (bereit fr Kostenberechnung) zu markieren, ohne die richtige VBMs einzupflegen. Es wird empfohlen diese Funktion zu verwenden, nur wenn POC zu Zhlerstandserfassung und Schwrzungsgradermittlung verwendet wird.

4.11.4 Alle POC Konten neu berechnen lassen.

Diese Funktion berechnet alle POC-Konten neu. Der POCReceiver muss whrend dieser Berechnung geschlossen sein. In folgenden Fllen macht es Sinn diese Funktion auszufhren:

a) POCClient wird erst nach Ablauf einiger Tage / Wochen bei allen PCs installiert. Drucker werden erst spter in die richtige Rume / Kostenstellen platziert. Die neue Raum-Konten stimmen dann nicht mehr. Es muss eine Neuberechnung stattfinden.

b) POC wird erst mal nur zu Zhlerstanderfassung und Schwrzungsgradermittlung verwendet. Die Kosten bei den Konten stimmten

- 32 - aber nicht, da noch keine richtige VBMs eingebaut wurden. Man baut die VBMs nachtrglich ein. Die POC-Konten mssen neu berechnet werden.

c) Es werden neue Strukturen festgelegt wie z.B. neue Abteilungen (Benutzergruppen) Standorte Rume usw.

Diese Funktion arbeitet wie POCReceiver, aber mit bereits aufgenommenen Outputs. Die Kosten fr jeden einzelnen Output werden durch die beim Drucker einegegebene VBMs neu berechnet, die Konten werden aktualisiert.

4.11.5 Zurcksetzung von allen POC Konten

Diese Funktion lscht alle Daten bei allen POC Konten. Empfehlung: Fhren Sie vorbeugend diese Funktion nach Abschlu der VBM-Zuweisung fr alle Gerte einmalig durch (siehe POC Vorbereitung)

4.11.6 Druckerverbindungen lschen.

Diese Funktion lscht alle Verbindungen zwischen gleichen Drucksystemen. Um eine Druckerverbindung gezielt zu lschen, verwenden Sie die Funktion aus dem PopUp Fenster:

- Mit der rechten Maustaste auf den Hauptdrucker klicken - Druckerverbindung Lschen auswhlen

4.11.7 Dokumentennamen aus den Outputs Lschen

Diese Funktion lscht entgltig alle Dokumentennamen und Anwendungsnamen aus allen Outputs. Sollte die Datenbank zu Analysezwecken weitergegeben werden, empfehlen wir diese Funktion vorher auszufhren, damit keine Benutzerspezifische Daten weitergegeben werden. Man kann auch den POCReceiver so konfigurieren, dass diese Daten nicht in die Datenbank aufgenommen werden. Hinweis: Diese Daten werden entgltig aus der Datenbank gelscht und knnen nicht wiederhergestellt werden.

4.11.8 Internet Update

Mit diese Funktion wird ein Internet Update gestartet. Ablauf: 1) POCAnalyser vom PC mit Internet Zugriff starten. 2) Auf die Frage aus dem Internet runterladen antworten Sie mit JA. 3) Prfen Sie ob die aktuelle Version von POC auf performIT.de vorhanden ist 4) Update starten. (Dabei werden die Daten auch auf ihr POC FTP hochgeladen)

Sollten Sie bei anderen Pltzen oder beim Server (ohne Internet Zugriff) POCAnalyser installiert haben, folgendes durchfhren:

1) Beim POCAnalyser Internet Update auswhlen 2) Auf die Frage aus dem Internet runterladen antworten Sie mit NEIN. 3) Update starten. (Ldt die Daten von Ihrem POC FTP) 4) Bei POCClients erfolgt kein direktes Update. Durch das Internet Update mit

POCAnalyser werden auch die Daten fr POCClients auf den POC FTP Server bereitgestellt. Die POCClients stellen selbst fest ob ein Update auf dem

- 33 - POC FTP vorhanden ist, und aktualisieren sich selbststndig und vollautomatisch.

Hinweis: Die POCClients prfen ob das neue Update auf dem POC FTP vorhanden ist nur bei ihrem Start. Es wird also kein Internetzugriff bei POCClients bentigt!

- 34 -

5. POC Receiver Bedienung

5.1 POC Receiver Funktion

Der POC Receiver muss auf dem gleichem Rechner installiert werden, auf dem auch der POC FTP Server und die POC Datenbank installiert wurde. Der POC Receiver greift auf das FTP Root Verzeichnis nicht ber FTP oder Netzwerk, sondern lokal. Das Programm verarbeitet die vom POCClient geschickte Daten (*.poc Dateien), und pflegt diese in die POC Datenbank ein. Der POCReceiver ist auch fr die Status Anforderung und VBM Wechsel zustndig. Die Kosten fr jedes Output werden durch den POCReceiver berechnet, dabei werden auch alle POC-Konten zu diesem Output aktualisiert.

5.2 POC Receiver Konfiguration

Der POC Receiver greift auf die gleiche ini Datei wie der POCAnalyser zu, deswegen muss zuerst der POCAnalyser konfiguriert werden (4.2 Einstellungen) Nach der Konfigurierung von POCAnalyser, starten Sie den POCReceiver. Sollte die Verbindung nicht aufgebaut werden knnen, berprfen Sie die ODBC Einstellungen. (Eintrag POC) Nachdem der POCReceiver gestartet wird, versteckt er sich selbst in der Taskleiste. Klicken Sie mit der rechte Maustaste auf das POC Receiver Icon, und whlen Sie Show me, klicken Sie dann auf Stop. (Bild-31) Wichtig! Bei dem Feld POC Files Directory muss das root Verzeichnis von dem POC FTP Server bzw. Schnittstelle-UNC-Pfad stehen! Sollte dieses Verzeichnis an einer anderen Stelle liegen, mssen Sie es entsprechend ndern. (Hier landen alle, vom POCClient gesendeten *.poc Dateien) Starten Sie den POCReceiver wieder.

Bild-31

Max. mgliche VBM Reichweite = Herstellerkapazitt + X % Alle POCClients mssen ihren VBM Wechsel an POC Datenbank melden, das geht ber das Popup Men des POCClients (Rechte Maustaste auf dem POCClient in der Taskleiste). Wenn Sie die Vorteile des POC Learningprocesses nicht nutzen mchten, geben Sie hier 0 % ein.

- 35 - Ein Beispiel: Sie geben hier z.B. 20% ein. Der Drucker-1 hat einen einziges VBM mit Herstellerkapazitt 1000 Seiten bei 5% Schwrzungsgrad. Der Benutzer-X hat bereits 1000 Seiten mit 5% Deckung ausgedruckt. Der Toner ist aber noch nicht leer. Das heit, der Herstellerkapazitt (mit elektronischen POC Berechnungen) ist hher. Der Automatische VBM Wechsel in der POC Datenbank erfolgt erst wenn der Benutzer 1200 (1000 + 20%) Seiten mit 5% ausgedruckt hat. Das POC wartet also auf den VBM Wechsel vom Benutzer, aber nur bis 1000 + 20% Seiten.

Mit dem POCReceiver knnen Sie das Speichern der Dokumentnamen in der Datenbank deaktivieren oder wenn keine Installierte Anwendungen und Prozesse aufnehmen mchten kann dies ebenfalls deaktiviert werden.

- 36 -

6. Learningprocess

Da POC nur das elektronische Dokument analisieren kann, ist eine 100% Ermittlung des Schwrzungsgrades auf dem ausgedrucktem Blatt Papier nicht mglich. Die Drucktechnologien unterscheiden sich, jedoch haben alle Drucker etwas gemeinsam: Alle Drucker versuchen das elektronische Dokument auf das Blatt Papier so auszudrucken, wie es auf dem Bildschirm dargestellt wird. Besonders unterscheiden sich die Farbdrucker. Da die Farbmischung nicht nur von Hersteller zu Hersteller unterschiedlich ist, sondern auch von Model zu Model. Es gibt kein ICC Profile der fr alle Drucker gilt, deswegen arbeitet POC mit der Standard RGB -> CMYK Umrechnung. Da hier die Dreidimensionale Farbe in eine Vierdimensionale Farbe umgerechnet werden muss, ist es notwendig bei den Farbdruckern den maximalen Gesamtfarbauftrag anzugeben (4.4.4). Damit bestimmen Sie wie die Schwarze / Graue Farbe gemischt wird. Um die Schwarze Farbe darzustellen, mischen viele Drucker alle Farben. Wenn Sie z.B. bei Gesamtfarbauftrag 100% eingeben, wird die Farbe von POC wie folgt gemischt: Black:100%; CMY: 0%; Bei Gesamtfarbauftrag von 400%: Black:100%; CMY: je 100%; Um alle POC Kosten Berechnungen sehr nah an Realitt zu bringen wurde der Learningprocess implementiert. Durch Learningprocess werden nicht nur Unterschiede bei der Farbmischung bercksichtigt, sondern auch folgende Flle:

Der Toner / Tinte wird frhzeitig ausgetauscht, weil z.B. diese kaputt ist. Der Toner / Tinte hlt lnger oder krzer als vom Hersteller angegeben Die Tinte wird nachgefllt Druckerreinigung Tinte / Toner Verlust (nicht beim Drucken) Es wird im Entwurfqualitt oder Feinqualitt gedruckt Tinte ist eingetrocknet Andere VBM halten lnger oder krzer als vom Hersteller angegeben Der Toner / Tinte stand beim POC Start nicht bekannt

Sogar die moderne Laserdrucker, die einen Schwrzungsgrad fr z.B. die letzten 10 Seiten des Druckauftrags anzeigen, knnen nicht einen Toner Verlust, der nicht durch Drucken entstanden ist, bercksichtigen. POC kann das! Die einzige Voraussetzung fr das Learningprocess ist : Alle POCClients mssen VBM Wechsel an POC melden! (Bild-32)

Bild-32

Durch das Drucken ber POC wird unter anderem der Schwrzungsgrad und die Seitenanzahl an POC bergeben. Mit diesen Werten kann POC die Kosten bei den Benutzern richtig verteilen. Wird ein VBM frhzeitig ausgetauscht, so werden die berhngenden Kosten (nicht genutzte Kapazitt), auf die nchsten VBM verteilt. Wenn ein VBM lnger hlt, entstehen ber Kosten, die auf die nchstem VBM auch verteilt werden. Dabei ermittelt POC den Erfahrungskapazitt, der fr die zuknftige Anzeige des VBM Fllstandes wichtig ist.

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