Vorbereitung und Zahlung per DTA oder ISO20022 - Programmversion 9.1 Kreditorenbuchhaltung Vorbereitung und Zahlung per DTA oder ISO20022 . 27.02.17 / flisch Seite . 1. von . 16. Per DTA ...

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    Vorbereitung und Zahlung per DTA oder ISO20022

    27.02.17 / flisch Seite 1 von 16

    Per DTA- und/oder ISO20022-Datei knnen Zahlungsauftrge elektronisch bermittelt werden.

    Vorbereitungen

    Men 2,1 Zahlkonto erfassen DTA-/EZAG-Parameter hinterlegen

    Bankkonto

    Doppelklick auf das Feld Bankinfo Fr DTA-Zahlkonten mssen die Angaben genau wie folgt eingegeben werden: Zeile 1. "DTA/"+Bankenclearing-Nr. 2. Bankkonto-Nr. 3. DTA-Identifikation, z.B. MUS01 4-7. Bankadresse (falls Sie keine DTA-Identifikation erhalten haben, schreiben Sie DTA in Zeile 3)

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    Drcken Sie anschliessend die F2-Taste, um in die Kontomaske zurckzukehren. Speichern Sie die nderungen mit dem OK-Button (Taste F2).

    Postkonto

    Doppelklick auf das Feld Bankinfo Fr Zahlkonten nach ISO20022 (Bank und Postifnance) mssen die Angaben genau wie folgt eingegeben werden: Zeile 1. BIC 2. Lastkonto-Nr. in der IBAN-Schreibweise 3. Taxbelastungskonto in der IBAN-Schreibweise (auch bei Banken) 4-7. Bankadresse

    Drcken Sie anschliessend die F2-Taste, um in die Kontomaske zurckzukommen. Speichern Sie die nderungen mit dem OK-Button (Taste F2).

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    Rechnungen erfassen

    Men 3,1 Kreditorenbuchhaltung Lieferantendaten erfassen Rechnung erfassen

    Inlandrechnungen (Zahlung in CHF) Rechnung mit orangem Einzahlungsschein Falls der Lieferant einen orangen Einzahlungsschein ausgefllt hat, kann in den Stammdaten die ESR-Teilnehmernummer erfasst werden. Jede neu erffnete Rechnung bernimmt dann automatisch die ESR-Teilnehmernummer. Zustzlich wird im Rechnungskopf die Referenznummer eingetragen. Detailinformationen wie Kontonummer, Clearingnummer, Bankname sind in diesem Fall unntig. Die Felder in der Adressmaske knnen leer gelassen werden.

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    Rechnung ohne Einzahlungsschein Angaben fr eine berweisung mit Clearing- und Kontonummer In diesem Fall mssen die entsprechenden Felder im Lieferantenstamm ausgefllt werden.

    Angaben fr berweisungen auf ein PC-Konto

    Angaben fr eine berweisung mit IBAN-Nummer In diesem Fall sollten Sie zustzlich zur IBAN- auch die BIC-Nummer eintragen. Achten Sie auf die Eingabeform der IBAN-Nummer. Sie sollte ohne Leerzeichen erfasst werden.

    Bargeldberweisung Direktauszahlung an der Haustre durch die Postzustellung Wenn keine Angaben fr ein Zahlungsinstitut und auch keine ESR- und Referenznummer erfasst werden, dann wird automatisch ein Bargeldavis durchgefhrt und die Zahlung erhlt der Empfnger bar durch den Pstler.

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    Auslandrechnungen Rechnungen aus dem Ausland sind blicherweise in Fremdwhrung ausgestellt. Das Hauptbuch in der Lieferantenstammaske bestimmt ob die Rechnung in dieser Fremdwhrung erfasst werden kann. Wenn die Rechnung in FW erfasst wird, kann die Zahlung ebenfalls in der Originalwhrung der Rechnung durchgefhrt werden.

    Men 2,1 Konto erfassen

    Men 3,1 Lieferantenstammdaten erfassen Hauptbuchkonto gemss Whrung eintragen

    Kontoinformationen erfassen

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    Rechnung erfassen Aufgrund des Hauptbuchkontos kann die Rechnung in der Whrung EUR erfasst und bezahlt werden. Im Buchungsfenster knnen beide Whrungsbetrge oder auch der Wechselkurs in entsprechende Felder eingetragen werden. Erfassen Sie den Betrag in Euro, berechnet das Programm automatisch aufgrund des Wechselkurses (in der FiBu in der Whrungstabelle eingetragen -> Men 2,8). Wenn der Wechselkurs manuell gendert wird korrigiert das Programm auch den Wert in CHF.

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    Rechnungen in CHF bezahlen (Inlandberweisungen) Alle offenen Rechnungen knnen ber das Men 3,8 (Zahlung ausfhren) aufgelistet und fr die Zahlung per DTA (Bankauftrag) oder ISO20022-EZAG (postfinance Auftrag) vorbereitet werden. Jeder Zahlungslauf wird mit demselben Valutadatum die enthaltenen Rechnungen bezahlen. Das heisst, dass das Valutadatum als Zahlungsdatum der Buchung benutzt wird. Die Buchhaltung wird dementsprechend mit dem Valutadatum nachgefhrt. Falls unterschiedliche Zahlungsdatum benutzt werden sollen, sind entsprechend mehrere Durchlufe des Vorgangs erforderlich. Pro Zahlungsdatum wird in diesem Fall eine Zahlungsdatei gespeichert. Falls die Zahlung nach ISO20022 erfolgen soll, kann am Schluss gewhlt werden, ob die Ausfhrungsmeldung als Sammel- oder Einzelnachweis der Zahlungen erfolgen soll. Standardmssig werden die Zahlungen einzeln auf dem Beleg von Bank/Postfinance angezeigt. Unterschiedliche Whrungen werden in separaten Zahlungsdateien gemeldet. Aus diesem Grund werden automatisch nur Zahlungen in der Grundwhrung aufbereitet und angezeigt. Sollen Rechnungen in Fremdwhrung bezahlt werden, dann muss das Hauptbuchkonto als Selektion erfasst sein. Das Selektionsfenster lsst diverse Kombinationen zu, so dass sehr exakt eingeschrnkt werden kann, welche Zahlungen in einem Zahlungsauftrag gespeichert werden sollen.

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    Men 3,8 (Zahlungen ausfhren) Im untenstehenden Beispiel sollen alle Rechnungen bezahlt werden, welche bis am Stichtag der aktuellen Woche fllig oder berfllig sind. Es werden nur offene Rechnungen bercksichtigt die in der Grundwhrung der Buchhaltung erfasst sind (CHF). Falls es offene Rechnungen gibt fllig sind und mit Skonto bezahlt werden knnen, soll der Skonto automatisch bercksichtigt werden. Dazu mssen die folgenden Felder eingestellt werden. Flligkeiten von fr Skontoabzugsdatum

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    Flligkeiten von fr Rechnungsflligkeit

    Die restlichen Felder sind vom Programm automatisch korrekt vorbereitet worden. Feld Hauptbuch = leer Feld Rechnungen = 1

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    So sieht die komplette Selektion aus

    Mit dem OK-Button sucht das Programm die in Frage kommenden Rechnungen zusammen und zeigt eine Vorschau.

    Rechung fr Meier & Sohn AG ist am 05.03.17 fllig und muss bezahlt werden. Rechnung fr Vetterli AG ist bis am 05.03.17 fllig unter Abzug von Skonto. Beide Rechnungen knnen also mit dem Zahlungsdatum 06.03.17 an die Finanzinstitute zur Zahlung bergeben werden. An dieser Stelle kann der Zahlungsbetrag auch abgendert werden, falls nur ein Teil der Rechnung bezahlt oder gar keine Zahlung durchgefhrt werden soll.

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    Besttigen Sie die Vorbereitungen mit der Taste F2 oder klicken Sie auf den OK-Button. Im nchsten Schritt knnen verschiedene Belege ausgedruckt werden. Die Formulare dazu sind im Men 8,3 (Formulardefinition) auch anpassbar.

    In der Regel kann dieser Schritt bersprungen werden (F2 oder Klick auf das grne Hkli), weil das sptere Erstellen des DTA-/ ISO20022-EZAG-Files automatisch einen Rapport ausgibt. Im letzten Schritt whlen Sie das Zahlungskonto und stellen das Valutadatum ein. Datum in der Vergangenheit knnen nicht gewhlt werden. Frhest mgliches Datum ist das Tagesdatum. Beachten Sie, dass keine Plausibilisierung des Datums stattfindet. Falls Sie als Ausfhrungsdatum einen Feiertag oder einen Tag am Wochendende whlen, dann erhalten Sie die Belastung der Zahlung nicht zum vorgesehenen Datum, was Auswirkungen auf Ihre Kontoabstimmung haben kann. Zustzlich whlen Sie an dieser Stelle ob eine Sammelbuchung oder Einzelzahlungen auf dem Buchungsbeleg des Zahlungsinstituts gewnscht wird. ACHTUNG: Das Feld Feld Sammelbuchung J/N gilt nur, falls Sie Ihren Zahlungsauftrag nach ISO20022 einreichen. Ein DTA-Zahlungsfile richtet sich immer nach den Einstellungen, welche mit dem Zahlungsinstitut vereinbart wurden.

    Beenden Sie die Eingabe mit dem OK-Button (oder Taste F2) ..

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    .. und besttigen die anschliessende Frage mit JA.

    ACHTUNG: Die Zahlungsdatei wird direkt nach der Alles richtig? Besttigung erstellt.

    Auch der Zahlungsrapport wird sofort gedruckt.

    Der Name unter dem die Zahlungsdatei gespeichert wird und auch das gesamte Verzeichnis wird angezeigt. Zahlungsdateien werden immer im PAYOUT-Verzeichnis gespeichert und der Dateiname enthlt das Datum an dem die Datei erstellt wurde und den Namen des verwendeten Kontos. Zustzlich wird pro Zahlungsdatei automatisch der Buchstabe A-Z zur Unterscheidung verwendet. ISO-Zahlungsdateien enden *.XML und DTA-Dateien enden mit den ersten drei Zeichen, des DTA-Absenders, welche in den Firmenparametern eingetragen sind. Z.B. *.MUS

    Wiederholen Sie den Vorgang fr weitere Rechnungen die mit einem anderen Valutadatum bezahlt werden sollen. Rapport

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    Rapportiert werden alle Zahlungen fr einen Zahlungsauftrag. Auf diesem Rapport steht auch der Pfad und der Name unter dem die Zahlungsdatei gespeichert wurde. Diese Angaben werden Sie bentigen, um die richtige Datei ber den Importvorgang das Online-Portal Ihres Zahlungsinstituts zu finden.

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    Rechnung in Fremdwhrung bezahlen (Auslandberweisung) Grundstzlich ist der Vorgang zum Vorbereiten und Bezahlen von Rechnungen in Fremdwhrung genau gleich. Einzig in der Selektion muss das Hauptbuchkonto selektiert werden, damit das Programm die richtigen offenen Rechnungen finden kann.

    Men 3, 8 Selektion mit Hauptbuchkonto und weiteren Kriterien

    Vorschau

    Zahlungskonto und Valutadatum whlen und besttigen. Falls mehrere Zahlungen ausgefhrt werden sollen und die Zahlung ber ein ISO-Konto ausgefhrt wird die Besttitung ob Sammel- oder Einzelzahlungen auf dem Bankbeleg angezeigt werden soll. Zahlung besttigen, falls alle Parameter korrekt eingestellt sind.

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    Anschliessend wird die Zahlungsdatei gespeichert.

    Der Name unter dem die Zahlungsdatei gespeichert wird und auch das gesamte Verzeichnis wird angezeigt. Zahlungsdateien werden immer im PAYOUT-Verzeichnis gespeichert und der Dateiname enthlt das Datum an dem die Datei erstellt wurde und den Namen des verwendeten Kontos. Zustzlich wird pro Zahlungsdatei automatisch der Buchstabe A-Z zur Unterscheidung verwendet. ISO-Zahlungsdateien enden *.XML und DTA-Dateien enden mit den ersten drei Zeichen, des DTA-Absenders, welche in den Firmenparametern eingetragen sind. Z.B. *.MUS Rapport Auf diesem Rapport steht der Pfad und der Name unter dem die Zahlungsdatei gespeichert wurde. Diese Angaben werden Sie bentigen, um die richtige Datei ber den Importvorgang das Online-Portal Ihres Zahlungsinstituts zu finden.

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    Vorbereitung und Zahlung per DTA oder ISO20022

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    Die bereitgestellten Dateien knnen nun ber Ihr Onlineportal importiert und wo ntig zur Zahlung freigegeben werden. In der Kreditorenbuchhaltung sind diese Rechnungen gemss den erfassten Daten automatisch als bezahlt verbucht worden und das Subjournal kann in die Finanzbuchhaltung bertragen werden.

    VorbereitungenBankkontoPostkonto

    Rechnungen erfassenInlandrechnungen (Zahlung in CHF)Rechnung mit orangem EinzahlungsscheinRechnung ohne EinzahlungsscheinAngaben fr eine berweisung mit Clearing- und KontonummerAngaben fr berweisungen auf ein PC-KontoAngaben fr eine berweisung mit IBAN-NummerBargeldberweisung Direktauszahlung an der Haustre durch die Postzustellung

    AuslandrechnungenKontoinformationen erfassenRechnung erfassen

    Rechnungen in CHF bezahlen (Inlandberweisungen)Men 3,8 (Zahlungen ausfhren)Rapport

    Rechnung in Fremdwhrung bezahlen (Auslandberweisung)Anschliessend wird die Zahlungsdatei gespeichert.Rapport

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