PowerPoint Presentation Nutzung von Ressourcen Schulung für Distrikt-Centennial-Koordinatoren 1 Einleitung (5 Min.) Heißen Sie die Teilnehmer bei der Schulung willkommen. In diesem Schulungsbaustein werden wir viele der Ressourcen besprechen, die Ihnen zur Erfüllung Ihrer Aufgaben zur Verfügung stehen. Zu diesen Ressourcen zählen Budgethilfe, Planung von Dokumenten Daten und PR-Ressourcen sowie Kontaktinformationen für wichtige LCI-Mitarbeiter, die Fragen beantworten oder oder bei auftretenden Herausforderungen Hilfe leisten können. 1 Schulungsziele Budgethilfe erhalten Den Centennial-Planungsleitfaden für Clubs benutzen und austauschen Mit den Daten im Centennial Dashboard-Bericht arbeiten Die Ressourcen der Lions100 Toolbox benutzen Schulung für Distrikt-Centennial-Koordinatoren 2 Am Ende dieses Kurses können Sie: Budgethilfe für Ihre Ausgaben als Distrikt-Centennial-Koordinator erhalten Den Centennial-Planungsleitfaden für Clubs benutzen und austauschen Mit den Daten im Centennial Dashboard-Bericht arbeiten Die Ressourcen der Lions100 Toolbox benutzen 2 Budget Jährlich bewilligtes Budget: 250 USD pro Distrikt Zu verwenden für Ausgaben in Verbindung mit: Clubbesuchen Werbung für die Centennial-Feier auf Versammlungen/Veranstaltungen Kommunikation bezüglich der Centennial-Feier Workshops für Centennial-Clubbeauftragte und andere Führungskräfte Mit der Centennial-Feier verbundene Reise- und Verwaltungskosten Schulung für Distrikt-Centennial-Koordinatoren 3 Modul 1: Budgethilfe (5 Min.) Verteilen Sie die Seminarunterlage: Budgetplan für Distrikt-Centennial-Koordinatoren Der „Centennial Action Committee“ (Handlungsausschuss zur Hundertjahrfeier) hat für jeden Distrikt-Centennial-Koordinator ein jährliches Budget bewilligt. Das jährlich für Distriktkoordinatoren bewilligte Budget beträgt 250 USD. Diese Gelder können zur Bestreitung von Kosten im Zusammenhang mit der Erfüllung Ihrer Aufgaben verwendet werden. Als Distrikt-Centennial-Koordinator können Sie beispielsweise Ausgaben haben für: Clubbesuche Werbung für die Centennial-Feier auf Versammlungen/Veranstaltungen Kommunikation bezüglich der Centennial-Feier mit Lions und Nicht-Lions in Ihrem Distrikt Planung von Treffen oder Workshops für Centennial-Clubbeauftragte und andere Führungskräfte Mit der Centennial-Feier verbundene Reise- und Verwaltungskosten 3 Budget Einfaches Budgetplan-Formular MD-/ED-Koordinator genehmigt Distriktpläne CAC-Mitglied genehmigt kombinierte MD-/ED- und Distriktpläne Gelder werden dem MD-/ED-Schatzmeister als Pauschalbetrag zur Verteilung geschickt Schulung für Distrikt-Centennial-Koordinatoren 4 Es wurde ein vereinfachter Prozess für die Anforderung und Verteilung der Budgetgelder für Centennial-Koordinatoren erstellt. Zur Beantragung von Geldern müssen Koordinatoren das einfache Budgetplan-Formular ausfüllen und eine kurze Beschreibung Ihrer Pläne für drei Hauptaktivitätsbereiche sowie der erwarteten Ausgaben beifügen: Bewusstseinssteigerung Lions-Aufklärung Organisation und Handlung für einfacheres Erreichen der Centennial-Ziele Ihr Distrikt-Budgetplan muss Ihrem MD-Centennial-Koordinator vorgelegt werden, welcher den Antrag genehmigt und an das CAC-Mitglid weiterleitet. Alle Gelder werden dem MD-Schatzmeister als Pauschalbetrag zur Verteilung an die MD- und Distriktkoordinatoren ausgezahlt. Der Betrag ist nicht an tatsächliche Ausgaben gebunden und es müssen keine Belege gesammelt und eingereicht werden. Während die Budgetanträge für 2015-2016 bis Ende Oktober fällig waren, wird dieser Prozess im Juli der verbleibenden Jahre der Centennial-Feier abgeschlossen werden (wie im Leitfaden für Distrikt-Centennial-Koordinatoren angemerkt). Einzelheiten werden jedem Centennial-Koordinator direkt via E-Mail mitgeteilt. Für diejenigen Centennial-Koordinatoren, die neu ernannt wurden, können Sie weiterhin noch eine Budgetzuteilung für 2015-2016 beantragen. Der Antrag muss jedoch so bald wie möglich gestellt werden. Bitten Sie die Koordinatoren, das Durchsehen des Dokuments zu beenden und beliebige Fragen zu stellen. 4 Centennial-Planungsleitfaden für Clubs Liefert eine Zusammenfassung der wichtigsten Centennial-Programme für Clubs Beschreibt 5 Schritte zum Cluberfolg in Bezug auf die Centennial-Feier Enthält 2 Planungsdokumente: Clubplan für die Centennial-Feier Arbeitsblatt zur Planung von Centennial-Aktivitäten 5 Schulung für Distrikt-Centennial-Koordinatoren Modul 2: Centennial-Planungsleitfaden für Clubs (20 Min.) Verteilen Sie die Seminarunterlage: Centennial-Planungsleitfaden für Clubs Geben Sie den Teilnehmern etwas Zeit, sich die Informationen durchzusehen. Der Centennial-Planungsleitfaden für Clubs ist als umfassender Leitfaden und Planungshilfsmittel für Clubs gedacht. Die erste Seite gibt eine Zusammenfassung des Centennial-Mottos und Zeitrahmens der Centennial-Feier. Auf den nächsten beiden Seiten finden Sie schrittweise Anweisungen, wie sich Clubs an der Centennial-Feier beteiligen und an wichtigen Programmen mitwirken können. Letztlich enthält der Leitfaden noch zwei grundlegende Planungsdokumente, die Centennial-Clubbeauftragte und andere Clubleiter zur Planung, Überwachung und Durchführung von Aktivitäten verwenden können. Das erste, als Clubplan für die Centennial-Feier bezeichnete, Dokument dient zur Zusammenfassung der Ziele sämtlicher Centennial-Aktivitäten des Clubs in jedem Jahr der Centennial-Feier. Das zweite, als Arbeitsblatt zur Planung von Centennial-Aktivitäten bezeichnete, Dokument dient zur Festlegung der Einzelheiten jedes einzelnen auf dem Planungsdokument angeführten Ziels. Bevor wir die Verwendung des Planungsarbeitsblatts üben, wollen wir uns die sogenannten SMART-Ziele ansehen. 5 SMART-Ziele Spezifisch Messbar Durchführbar Realistisch Zeitgebunden 6 Schulung für Distrikt-Centennial-Koordinatoren Oftmals erreichen wir unsere Ziele nicht, weil wir sie nicht richtig festlegen. Fragen Sie: Heben Sie bitte ihre Hand, wenn Sie schon einmal von SMART-Zielen gehört haben. Die fünf Eigenschaften der SMART-Ziele erscheinen auf dem Bildschirm. Wir wollen sie gemeinsam durchgehen. Arbeiten Sie die Liste mit den Eigenschaften der fünf SMART-Ziele durch und bitten Sie die Teilnehmer, jeweils ein Beispiel zu geben. Bei Bedarf finden Sie nachstehend Beispieldefinitionen und Beispielziele: Gute Ziele sind spezifisch, damit es eindeutig ist, wenn sie erreicht werden. Ein Beispiel für eine Zielaussage wäre: mein Club wird dieses Jahr 5.000 USD aufbringen, um finanzielle Hilfe für die Renovierung eines örtlichen Spielplatzes zu leisten. Gute Ziele sind messbar, damit wir den jeweils gemachten Fortschritt mitverfolgen können. Im Beispiel mit dem Spielplatz können wir die nach jeder Fundraising-Veranstaltung eingenommenen Gelder zählen und den auf das 5.000 USD-Ziel hin erzielten Fortschritt beobachten. Gute Ziele sind durchführbar, damit wir genau bestimmen können, was zum Erreichen des Ziels getan werden muss. In unserem Beispiel wissen wir, dass Veranstaltungen geplant bzw. Unterstützer zum Spenden aufgefordert werden müssen, um die notwendigen Gelder aufzubringen. Gute Ziele sind realistisch, damit Clubmitglieder nicht den Mut verlieren, wenn Herausforderungen auftreten. Aufgrund früherer Erfahrungen kann unser Club zuversichtlich sein, dass wir in der Lage sein werden, 5.000 USD aufzubringen. Letztlich sind gute Ziele noch zeitgebunden, damit es unwahrscheinlicher ist, dass wir Handlungen zum Erreichen dieser Ziele aufschieben. In unserem Beispiel haben wir gesagt, dass wir die Gelder bis zum Ende dieses Jahres aufbringen werden. Wenn Sie weitere Übungen zu den SMART-Zielen sowie Anleitungen zu Erstellung von Handlungsplänen wünschen, können Sie den über das Lions-Lernzentrum angebotenen Zielsetzungskurs absolvieren. 6 Centennial-Planungsleitfaden für Clubs 7 Schulung für Distrikt-Centennial-Koordinatoren Übung zum Centennial-Planungsleitfaden für Clubs Bitten Sie die Teilnehmer, in Gruppen von 3-4 Personen (oder im Falle von Kleingruppen zu zweit) zusammenzuarbeiten, um das Arbeitsblatt zur Planung von Centennial-Aktivitäten so weit wie möglich für eine der vor Ort geplanten Centennial-Aktivitäten, an der die Teilnehmer der vorherigen Schulung teil hatten, auszufüllen. Beenden Sie die Übung nach 10 Minuten. Fassen Sie die Übung abschließend mit folgenden Fragen zusammen: Was halten Sie für den nützlichsten Teil dieses Planungsprozesses für Clubs? Mögliche Antworten: Die Verwendung des Arbeitsblatts regt Clubmitglieder an, vor Durchführung der Aktivitäten potenzielle Herausforderungen vorherzusehen und Lösungen parat zu haben. Das Arbeitsblatt kann unter allen Clubmitgliedern Konsens bezüglich Plandetails und Aufgabenzuweisung fördern. Der Centennial-Clubbeauftragte kann das Arbeitsblatt zur regelmößigen Überwachung der Fortschritte benutzen. Das Arbeitsblatt erinnert Clubmitglieder daran, wie wichtig es ist, ihre Aktivitäten über MyLCI und an Sie als Distrikt-Centennial-Koordinator zu melden: Fehlt irgendetwas auf dem Arbeitsblatt, das Sie Clubs empfehlen würden? 7 Centennial-Dashboard-Berichte Schulung für Distrikt-Centennial-Koordinatoren 8 Modul 3: Centennial-Dashboard-Berichte (15 Min.) Bitten Sie die Teilnehmer, die Kopien ihrer jüngsten Centennial-Dashboard-Berichte, die sie gebeten wurden mitzubringen, hervorzuholen. Wie wir im Laufe des Morgens besprochen haben, besteht ein wichtiger Teil Ihrer Funktion als Distrikt-Centennial-Koordinator darin, über die Centennial-Aktivitäten, die Ihre Clubs planen und durchführen, auf dem Laufenden zu bleiben. Regelmäßige Kommunikation mit jedem Club wird dafür sorgen, dass jeder Fortschritte im Erreichen seiner Ziele macht. Die Centennial-Berichtstage werden wichtige Gelegenheiten für eine angeleitete Diskussion über bestimmte Elemente des Centennial-Programms bieten. In den dazwischen liegenden Monaten können Sie die im Centennial-Dashboard-Bericht gelieferten Daten dazu verwenden, relevante und fristgerechte Informationen zu besprechen. Diese Berichte können sich auch für die Vorbereitung auf die Centennial-Berichtstage als hilfreich erweisen. Durch Einloggen bei MyLCI können Sie auf die Berichte zugreifen. Die Daten in den Berichten werden in Echtzeit aktualisiert und liefern eine Momentaufnahme von den gemachten Fortschritten nach Club und Distrikt in jedem Centennial-Programmbereich: „Centennial Service Challenge‟: Zahl der Personen, denen geholfen wurde, und an welchen Kampagnen teilgenommen wurde Anzahl der neu eingeführten Mitglieder und der neu gesponserten Clubs Anzahl der „Centennial Community Legacy‟-Projekte, die auf jeder der drei Ebenen durchgeführt wurden Wir wollen die Distrikt-Ansichten des Centennial-Dashboard-Berichts genauer betrachten und Rollenspiele möglicher Unterhaltungen, die die Daten in den Berichten stimulieren könnten, durchführen. 8 Centennial-Dashboard-Berichte Schulung für Distrikt-Centennial-Koordinatoren 9 Centennial-Dashboard-Bericht: Rollenspiel-Übung Verweisen Sie die Teilnehmer auf die Seiten 1-2 des Teilnehmerhandbuches. Bitten Sie die Teilnehmer, sich ihre Berichte jeweils zu zweit anzusehen und mindestens 3 Vortragspunkte auszuwählen, egal ob Erfolge oder Herausforderungen, die Sie bei einer Unterhaltung mit Clubs zur Sprache bringen könnten. Bitte Sie die jeweils zusammenarbeitenden Teilnehmer, die Unterhaltung zwischen dem Distrikt-Centennial-Koordinator und dem Centennial-Clubbeauftragten als Rollenspiel darzustellen. Geben Sie ihnen 10 Minuten Zeit für die Übung. Bitten Sie ein paar Freiwillige, einige ihrer Vortragspunkte und Lösungen, oder was sie als nächste Maßnahmen bestimmt haben, auszutauschen. Bitten Sie die Teilnehmer mitzuteilen, welcher Teil des Berichts ihrer Meinung nach am nützlichsten ist, um Centennial-Clubbeauftragte in einen Dialog über Centennial-Aktivitäten einzubinden. 9 www.Lions100.org Schulung für Distrikt-Centennial-Koordinatoren 10 Modul 4: Lions100.org Toolbox (10 Min.) Die Website www.Lions100.org ist der beste Ort, um Updates und Ressourcen für die Planung von Aktivitäten zu finden und mit Lions und Nicht-Lions über Centennial-Programme zu kommunizieren. Machen Sie sich mit der Struktur der Website vertraut und besuchen Sie sie häufig, um neue Ressourcen und Informationen zu finden. Nach Erstellung neuer Ressourcen werden diese auf Lions100.org veröffentlicht, d.h. die heute angezeigten Seiten können sich ändern und es kann zusätzliche Ressourcen in den anderen Bereichen der Website geben. Wir werden uns heute kurz eine Bildschirmaufnahme jeder der Hauptseiten der Toolbox ansehen. Hinweis für den Schulungsleiter: Alle Bildschirmaufnahmen wurden im November 2015 angefertigt. Verweisen Sie die Teilnehmer auf Seite 3 des Teilnehmerhandbuchs, auf der sich eine Liste mit einem Überblick über die sechs Hauptseiten der Lions100.org-Toolbox befindet. 10 www.Lions100.org Schulung für Distrikt-Centennial-Koordinatoren 11 Sehen Sie sich die im Website-Bereich „Centennial Overview“ (Überblick über die Centennial-Feier) angebotenen Materialien an. Fragen Sie: Hat jemand irgendwelche dieser Materialien bereits verwendet? Falls ja, wie? 11 www.Lions100.org Schulung für Distrikt-Centennial-Koordinatoren 12 Sehen Sie sich die im Website-Bereich „Centennial Service Challenge“ (Hilfsdienstherausforderung im Rahmen der Centennial-Feier) angebotenen Materialien an. Fragen Sie: Hat jemand irgendwelche dieser Materialien bereits verwendet? Falls ja, wie? 12 www.Lions100.org Schulung für Distrikt-Centennial-Koordinatoren 13 Sehen Sie sich die im Website-Bereich „Centennial Membership Challenge“ (Centennial-Mitgliedschaftsherausforderung) angebotenen Materialien an. Fragen Sie: Hat jemand irgendwelche dieser Materialien bereits verwendet? Falls ja, wie? 13 www.Lions100.org Schulung für Distrikt-Centennial-Koordinatoren 14 Sehen Sie sich die im Website-Bereich „Centennial Coordinator Center“ (Centennial-Koordinatorenzentrum) angebotenen Materialien an. Fragen Sie: Hat jemand irgendwelche dieser Materialien bereits verwendet? Falls ja, wie? 14 www.Lions100.org Schulung für Distrikt-Centennial-Koordinatoren 15 Sehen Sie sich die im Website-Bereich „Club Centennial Resources“ (Centennial-Clubressourcen) angebotenen Materialien an. Fragen Sie: Hat jemand irgendwelche dieser Materialien bereits verwendet? Falls ja, wie? 15 www.Lions100.org Schulung für Distrikt-Centennial-Koordinatoren 16 Sehen Sie sich die im Website-Bereich „Centennial Promotion and Advertising Center“ (Centennial-Werbecenter) angebotenen Materialien an. Fragen Sie: Hat jemand irgendwelche dieser Materialien bereits verwendet? Falls ja, wie? Wie wir gesehen haben, bietet Lions100.org bereits eine Reihe von Hilfsmittel und Ressourcen an, die Sie verwenden können. Fragen Sie: Welche anderen Ressourcen, die bisher noch nicht über Lions100.org zur Verfügung stehen, könnten sich für das Erfüllen Ihrer Aufgaben als hilfreich erweisen? Erfassen Sie die Ideen der Teilnehmer für neue Ressourcen auf einem Flipchart. 16 Hauptkontakte bei LCI Centennial-Hilfsaktivitäten Programs@LionsClubs.org Centennial-Mitgliedschaftsaktivitäten CentennialMembership@lionsclubs.org. „Centennial Community Legacy‟-Projekte LegacyProjects@lionsclubs.org Centennial-Kommunikationen communications@lionsclubs.org Clubbedarf für die Centennial-Feier orderdetails@lionsclubs.org MyLCI mylci@lionsclubs.org Sonstige Fragen: LCICentennial@LionsClubs.org Schulung für Distrikt-Centennial-Koordinatoren 17 Abschluss (5 Min.) Wir haben einige Zeit damit verbracht, verfügbare Ressourcen wie Budgethilfe, Planung von Dokumenten, Daten und PR-Ressourcen zu besprechen. Eine weitere wichtige Ressource für Sie sind die LCI-Mitarbeiter, die gerne bereit sind, Ihre Fragen zu beantworten, Ihnen Lösungen bei Herausforderungen anzubieten und Ihnen die für Ihre Aufgabe erforderlichen Ressourcen bereitzustellen. Ihre Aufgaben als Distrikt-Centennial-Koordinator variieren und sind extrem wichtig, um den Erfolg der Centennial-Feier zu gewährleisten. Das LCI-Personal ist hier, um Sie dabei zu unterstützen, Ihre Effektivität zu maximieren. Die auf dieser Folie gezeigten Informationen sind auf der letzten Seite des Leitfadens für Distrikt-Centennial-Koordinator enthalten. Diese E-Mails sind wichtige Kontaktpunkte für Fragen, die Sie eventuell in Bezug auf die Centennial-Feier haben. Wie Sie sehen, sind separate Mitgliederteams den folgenden Programmbereichen gewidmet: Centennial-Hilfsaktivitäten Centennial-Mitgliedschaftsaktivitäten „Centennial Community Legacy‟-Projekte Centennial-Kommunikationen (u.a. alle PR-Ressourcen wie Videos und „Touchstone Stories“ Clubbedarf für die Centennial-Feier MyLCI Alle anderen Fragen (u.a. Nominierung von Centennial-Koordinatoren, Budgets und Unterstützung) Halten Sie diese Kontaktliste während der weiteren Durchführung Ihrer Centennial-Koordinator-Aktivitäten parat und tauschen Sie Ihre Ideen aus bzw. teilen Sie Ihren Bedarf an zusätzlichen Ressourcen den jeweils zuständigen LCI-Mitarbeitern mit. 17 Schulungsziele Budgethilfe erhalten Den Centennial-Planungsleitfaden für Clubs benutzen und austauschen Mit den Daten im Centennial Dashboard-Bericht arbeiten Die Ressourcen der Lions100 Toolbox benutzen Schulung für Distrikt-Centennial-Koordinatoren 18 Lassen Sie uns noch einmal die Zielsetzungen dieses Schulungsbausteins durchgehen. Sie sollten zu Folgendem in der Lage sein: Budgethilfe für Ihre Ausgaben als Distrikt-Centennial-Koordinator erhalten Den Centennial-Planungsleitfaden für Clubs benutzen und austauschen Mit den Daten im Centennial Dashboard-Bericht arbeiten Die Ressourcen der Lions100 Toolbox benutzen Fragen Sie: Haben wir unsere Ziele erreicht? Bitte beantworten Sie alle verbleibenden Fragen. 18 Schulung für Distrikt-Centennial-Koordinatoren 19 Beurteilung Schließen Sie die Schulung ab und bitten Sie die Teilnehmer die Beurteilung auszufüllen. 19
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PowerPoint Presentation Nutzung von Ressourcen Schulung für Distrikt-Centennial-Koordinatoren 1 Einleitung (5 Min.) Heißen Sie die Teilnehmer bei der Schulung willkommen. In diesem Schulungsbaustein werden wir viele der Ressourcen besprechen, die Ihnen zur Erfüllung Ihrer Aufgaben zur Verfügung stehen. Zu diesen Ressourcen zählen Budgethilfe, Planung von Dokumenten Daten und PR-Ressourcen sowie Kontaktinformationen für wichtige LCI-Mitarbeiter, die Fragen beantworten oder oder bei auftretenden Herausforderungen Hilfe leisten können. 1 Schulungsziele Budgethilfe erhalten Den Centennial-Planungsleitfaden für Clubs benutzen und austauschen Mit den Daten im Centennial Dashboard-Bericht arbeiten Die Ressourcen der Lions100 Toolbox benutzen Schulung für Distrikt-Centennial-Koordinatoren 2 Am Ende dieses Kurses können Sie: Budgethilfe für Ihre Ausgaben als Distrikt-Centennial-Koordinator erhalten Den Centennial-Planungsleitfaden für Clubs benutzen und austauschen Mit den Daten im Centennial Dashboard-Bericht arbeiten Die Ressourcen der Lions100 Toolbox benutzen 2 Budget Jährlich bewilligtes Budget: 250 USD pro Distrikt Zu verwenden für Ausgaben in Verbindung mit: Clubbesuchen Werbung für die Centennial-Feier auf Versammlungen/Veranstaltungen Kommunikation bezüglich der Centennial-Feier Workshops für Centennial-Clubbeauftragte und andere Führungskräfte Mit der Centennial-Feier verbundene Reise- und Verwaltungskosten Schulung für Distrikt-Centennial-Koordinatoren 3 Modul 1: Budgethilfe (5 Min.) Verteilen Sie die Seminarunterlage: Budgetplan für Distrikt-Centennial-Koordinatoren Der „Centennial Action Committee“ (Handlungsausschuss zur Hundertjahrfeier) hat für jeden Distrikt-Centennial-Koordinator ein jährliches Budget bewilligt. Das jährlich für Distriktkoordinatoren bewilligte Budget beträgt 250 USD. Diese Gelder können zur Bestreitung von Kosten im Zusammenhang mit der Erfüllung Ihrer Aufgaben verwendet werden. Als Distrikt-Centennial-Koordinator können Sie beispielsweise Ausgaben haben für: Clubbesuche Werbung für die Centennial-Feier auf Versammlungen/Veranstaltungen Kommunikation bezüglich der Centennial-Feier mit Lions und Nicht-Lions in Ihrem Distrikt Planung von Treffen oder Workshops für Centennial-Clubbeauftragte und andere Führungskräfte Mit der Centennial-Feier verbundene Reise- und Verwaltungskosten 3 Budget Einfaches Budgetplan-Formular MD-/ED-Koordinator genehmigt Distriktpläne CAC-Mitglied genehmigt kombinierte MD-/ED- und Distriktpläne Gelder werden dem MD-/ED-Schatzmeister als Pauschalbetrag zur Verteilung geschickt Schulung für Distrikt-Centennial-Koordinatoren 4 Es wurde ein vereinfachter Prozess für die Anforderung und Verteilung der Budgetgelder für Centennial-Koordinatoren erstellt. Zur Beantragung von Geldern müssen Koordinatoren das einfache Budgetplan-Formular ausfüllen und eine kurze Beschreibung Ihrer Pläne für drei Hauptaktivitätsbereiche sowie der erwarteten Ausgaben beifügen: Bewusstseinssteigerung Lions-Aufklärung Organisation und Handlung für einfacheres Erreichen der Centennial-Ziele Ihr Distrikt-Budgetplan muss Ihrem MD-Centennial-Koordinator vorgelegt werden, welcher den Antrag genehmigt und an das CAC-Mitglid weiterleitet. Alle Gelder werden dem MD-Schatzmeister als Pauschalbetrag zur Verteilung an die MD- und Distriktkoordinatoren ausgezahlt. Der Betrag ist nicht an tatsächliche Ausgaben gebunden und es müssen keine Belege gesammelt und eingereicht werden. Während die Budgetanträge für 2015-2016 bis Ende Oktober fällig waren, wird dieser Prozess im Juli der verbleibenden Jahre der Centennial-Feier abgeschlossen werden (wie im Leitfaden für Distrikt-Centennial-Koordinatoren angemerkt). Einzelheiten werden jedem Centennial-Koordinator direkt via E-Mail mitgeteilt. Für diejenigen Centennial-Koordinatoren, die neu ernannt wurden, können Sie weiterhin noch eine Budgetzuteilung für 2015-2016 beantragen. Der Antrag muss jedoch so bald wie möglich gestellt werden. Bitten Sie die Koordinatoren, das Durchsehen des Dokuments zu beenden und beliebige Fragen zu stellen. 4 Centennial-Planungsleitfaden für Clubs Liefert eine Zusammenfassung der wichtigsten Centennial-Programme für Clubs Beschreibt 5 Schritte zum Cluberfolg in Bezug auf die Centennial-Feier Enthält 2 Planungsdokumente: Clubplan für die Centennial-Feier Arbeitsblatt zur Planung von Centennial-Aktivitäten 5 Schulung für Distrikt-Centennial-Koordinatoren Modul 2: Centennial-Planungsleitfaden für Clubs (20 Min.) Verteilen Sie die Seminarunterlage: Centennial-Planungsleitfaden für Clubs Geben Sie den Teilnehmern etwas Zeit, sich die Informationen durchzusehen. Der Centennial-Planungsleitfaden für Clubs ist als umfassender Leitfaden und Planungshilfsmittel für Clubs gedacht. Die erste Seite gibt eine Zusammenfassung des Centennial-Mottos und Zeitrahmens der Centennial-Feier. Auf den nächsten beiden Seiten finden Sie schrittweise Anweisungen, wie sich Clubs an der Centennial-Feier beteiligen und an wichtigen Programmen mitwirken können. Letztlich enthält der Leitfaden noch zwei grundlegende Planungsdokumente, die Centennial-Clubbeauftragte und andere Clubleiter zur Planung, Überwachung und Durchführung von Aktivitäten verwenden können. Das erste, als Clubplan für die Centennial-Feier bezeichnete, Dokument dient zur Zusammenfassung der Ziele sämtlicher Centennial-Aktivitäten des Clubs in jedem Jahr der Centennial-Feier. Das zweite, als Arbeitsblatt zur Planung von Centennial-Aktivitäten bezeichnete, Dokument dient zur Festlegung der Einzelheiten jedes einzelnen auf dem Planungsdokument angeführten Ziels. Bevor wir die Verwendung des Planungsarbeitsblatts üben, wollen wir uns die sogenannten SMART-Ziele ansehen. 5 SMART-Ziele Spezifisch Messbar Durchführbar Realistisch Zeitgebunden 6 Schulung für Distrikt-Centennial-Koordinatoren Oftmals erreichen wir unsere Ziele nicht, weil wir sie nicht richtig festlegen. Fragen Sie: Heben Sie bitte ihre Hand, wenn Sie schon einmal von SMART-Zielen gehört haben. Die fünf Eigenschaften der SMART-Ziele erscheinen auf dem Bildschirm. Wir wollen sie gemeinsam durchgehen. Arbeiten Sie die Liste mit den Eigenschaften der fünf SMART-Ziele durch und bitten Sie die Teilnehmer, jeweils ein Beispiel zu geben. Bei Bedarf finden Sie nachstehend Beispieldefinitionen und Beispielziele: Gute Ziele sind spezifisch, damit es eindeutig ist, wenn sie erreicht werden. Ein Beispiel für eine Zielaussage wäre: mein Club wird dieses Jahr 5.000 USD aufbringen, um finanzielle Hilfe für die Renovierung eines örtlichen Spielplatzes zu leisten. Gute Ziele sind messbar, damit wir den jeweils gemachten Fortschritt mitverfolgen können. Im Beispiel mit dem Spielplatz können wir die nach jeder Fundraising-Veranstaltung eingenommenen Gelder zählen und den auf das 5.000 USD-Ziel hin erzielten Fortschritt beobachten. Gute Ziele sind durchführbar, damit wir genau bestimmen können, was zum Erreichen des Ziels getan werden muss. In unserem Beispiel wissen wir, dass Veranstaltungen geplant bzw. Unterstützer zum Spenden aufgefordert werden müssen, um die notwendigen Gelder aufzubringen. Gute Ziele sind realistisch, damit Clubmitglieder nicht den Mut verlieren, wenn Herausforderungen auftreten. Aufgrund früherer Erfahrungen kann unser Club zuversichtlich sein, dass wir in der Lage sein werden, 5.000 USD aufzubringen. Letztlich sind gute Ziele noch zeitgebunden, damit es unwahrscheinlicher ist, dass wir Handlungen zum Erreichen dieser Ziele aufschieben. In unserem Beispiel haben wir gesagt, dass wir die Gelder bis zum Ende dieses Jahres aufbringen werden. Wenn Sie weitere Übungen zu den SMART-Zielen sowie Anleitungen zu Erstellung von Handlungsplänen wünschen, können Sie den über das Lions-Lernzentrum angebotenen Zielsetzungskurs absolvieren. 6 Centennial-Planungsleitfaden für Clubs 7 Schulung für Distrikt-Centennial-Koordinatoren Übung zum Centennial-Planungsleitfaden für Clubs Bitten Sie die Teilnehmer, in Gruppen von 3-4 Personen (oder im Falle von Kleingruppen zu zweit) zusammenzuarbeiten, um das Arbeitsblatt zur Planung von Centennial-Aktivitäten so weit wie möglich für eine der vor Ort geplanten Centennial-Aktivitäten, an der die Teilnehmer der vorherigen Schulung teil hatten, auszufüllen. Beenden Sie die Übung nach 10 Minuten. Fassen Sie die Übung abschließend mit folgenden Fragen zusammen: Was halten Sie für den nützlichsten Teil dieses Planungsprozesses für Clubs? Mögliche Antworten: Die Verwendung des Arbeitsblatts regt Clubmitglieder an, vor Durchführung der Aktivitäten potenzielle Herausforderungen vorherzusehen und Lösungen parat zu haben. Das Arbeitsblatt kann unter allen Clubmitgliedern Konsens bezüglich Plandetails und Aufgabenzuweisung fördern. Der Centennial-Clubbeauftragte kann das Arbeitsblatt zur regelmößigen Überwachung der Fortschritte benutzen. Das Arbeitsblatt erinnert Clubmitglieder daran, wie wichtig es ist, ihre Aktivitäten über MyLCI und an Sie als Distrikt-Centennial-Koordinator zu melden: Fehlt irgendetwas auf dem Arbeitsblatt, das Sie Clubs empfehlen würden? 7 Centennial-Dashboard-Berichte Schulung für Distrikt-Centennial-Koordinatoren 8 Modul 3: Centennial-Dashboard-Berichte (15 Min.) Bitten Sie die Teilnehmer, die Kopien ihrer jüngsten Centennial-Dashboard-Berichte, die sie gebeten wurden mitzubringen, hervorzuholen. Wie wir im Laufe des Morgens besprochen haben, besteht ein wichtiger Teil Ihrer Funktion als Distrikt-Centennial-Koordinator darin, über die Centennial-Aktivitäten, die Ihre Clubs planen und durchführen, auf dem Laufenden zu bleiben. Regelmäßige Kommunikation mit jedem Club wird dafür sorgen, dass jeder Fortschritte im Erreichen seiner Ziele macht. Die Centennial-Berichtstage werden wichtige Gelegenheiten für eine angeleitete Diskussion über bestimmte Elemente des Centennial-Programms bieten. In den dazwischen liegenden Monaten können Sie die im Centennial-Dashboard-Bericht gelieferten Daten dazu verwenden, relevante und fristgerechte Informationen zu besprechen. Diese Berichte können sich auch für die Vorbereitung auf die Centennial-Berichtstage als hilfreich erweisen. Durch Einloggen bei MyLCI können Sie auf die Berichte zugreifen. Die Daten in den Berichten werden in Echtzeit aktualisiert und liefern eine Momentaufnahme von den gemachten Fortschritten nach Club und Distrikt in jedem Centennial-Programmbereich: „Centennial Service Challenge‟: Zahl der Personen, denen geholfen wurde, und an welchen Kampagnen teilgenommen wurde Anzahl der neu eingeführten Mitglieder und der neu gesponserten Clubs Anzahl der „Centennial Community Legacy‟-Projekte, die auf jeder der drei Ebenen durchgeführt wurden Wir wollen die Distrikt-Ansichten des Centennial-Dashboard-Berichts genauer betrachten und Rollenspiele möglicher Unterhaltungen, die die Daten in den Berichten stimulieren könnten, durchführen. 8 Centennial-Dashboard-Berichte Schulung für Distrikt-Centennial-Koordinatoren 9 Centennial-Dashboard-Bericht: Rollenspiel-Übung Verweisen Sie die Teilnehmer auf die Seiten 1-2 des Teilnehmerhandbuches. Bitten Sie die Teilnehmer, sich ihre Berichte jeweils zu zweit anzusehen und mindestens 3 Vortragspunkte auszuwählen, egal ob Erfolge oder Herausforderungen, die Sie bei einer Unterhaltung mit Clubs zur Sprache bringen könnten. Bitte Sie die jeweils zusammenarbeitenden Teilnehmer, die Unterhaltung zwischen dem Distrikt-Centennial-Koordinator und dem Centennial-Clubbeauftragten als Rollenspiel darzustellen. Geben Sie ihnen 10 Minuten Zeit für die Übung. Bitten Sie ein paar Freiwillige, einige ihrer Vortragspunkte und Lösungen, oder was sie als nächste Maßnahmen bestimmt haben, auszutauschen. Bitten Sie die Teilnehmer mitzuteilen, welcher Teil des Berichts ihrer Meinung nach am nützlichsten ist, um Centennial-Clubbeauftragte in einen Dialog über Centennial-Aktivitäten einzubinden. 9 www.Lions100.org Schulung für Distrikt-Centennial-Koordinatoren 10 Modul 4: Lions100.org Toolbox (10 Min.) Die Website www.Lions100.org ist der beste Ort, um Updates und Ressourcen für die Planung von Aktivitäten zu finden und mit Lions und Nicht-Lions über Centennial-Programme zu kommunizieren. Machen Sie sich mit der Struktur der Website vertraut und besuchen Sie sie häufig, um neue Ressourcen und Informationen zu finden. Nach Erstellung neuer Ressourcen werden diese auf Lions100.org veröffentlicht, d.h. die heute angezeigten Seiten können sich ändern und es kann zusätzliche Ressourcen in den anderen Bereichen der Website geben. Wir werden uns heute kurz eine Bildschirmaufnahme jeder der Hauptseiten der Toolbox ansehen. Hinweis für den Schulungsleiter: Alle Bildschirmaufnahmen wurden im November 2015 angefertigt. Verweisen Sie die Teilnehmer auf Seite 3 des Teilnehmerhandbuchs, auf der sich eine Liste mit einem Überblick über die sechs Hauptseiten der Lions100.org-Toolbox befindet. 10 www.Lions100.org Schulung für Distrikt-Centennial-Koordinatoren 11 Sehen Sie sich die im Website-Bereich „Centennial Overview“ (Überblick über die Centennial-Feier) angebotenen Materialien an. Fragen Sie: Hat jemand irgendwelche dieser Materialien bereits verwendet? Falls ja, wie? 11 www.Lions100.org Schulung für Distrikt-Centennial-Koordinatoren 12 Sehen Sie sich die im Website-Bereich „Centennial Service Challenge“ (Hilfsdienstherausforderung im Rahmen der Centennial-Feier) angebotenen Materialien an. Fragen Sie: Hat jemand irgendwelche dieser Materialien bereits verwendet? Falls ja, wie? 12 www.Lions100.org Schulung für Distrikt-Centennial-Koordinatoren 13 Sehen Sie sich die im Website-Bereich „Centennial Membership Challenge“ (Centennial-Mitgliedschaftsherausforderung) angebotenen Materialien an. Fragen Sie: Hat jemand irgendwelche dieser Materialien bereits verwendet? Falls ja, wie? 13 www.Lions100.org Schulung für Distrikt-Centennial-Koordinatoren 14 Sehen Sie sich die im Website-Bereich „Centennial Coordinator Center“ (Centennial-Koordinatorenzentrum) angebotenen Materialien an. Fragen Sie: Hat jemand irgendwelche dieser Materialien bereits verwendet? Falls ja, wie? 14 www.Lions100.org Schulung für Distrikt-Centennial-Koordinatoren 15 Sehen Sie sich die im Website-Bereich „Club Centennial Resources“ (Centennial-Clubressourcen) angebotenen Materialien an. Fragen Sie: Hat jemand irgendwelche dieser Materialien bereits verwendet? Falls ja, wie? 15 www.Lions100.org Schulung für Distrikt-Centennial-Koordinatoren 16 Sehen Sie sich die im Website-Bereich „Centennial Promotion and Advertising Center“ (Centennial-Werbecenter) angebotenen Materialien an. Fragen Sie: Hat jemand irgendwelche dieser Materialien bereits verwendet? Falls ja, wie? Wie wir gesehen haben, bietet Lions100.org bereits eine Reihe von Hilfsmittel und Ressourcen an, die Sie verwenden können. Fragen Sie: Welche anderen Ressourcen, die bisher noch nicht über Lions100.org zur Verfügung stehen, könnten sich für das Erfüllen Ihrer Aufgaben als hilfreich erweisen? Erfassen Sie die Ideen der Teilnehmer für neue Ressourcen auf einem Flipchart. 16 Hauptkontakte bei LCI Centennial-Hilfsaktivitäten Programs@LionsClubs.org Centennial-Mitgliedschaftsaktivitäten CentennialMembership@lionsclubs.org. „Centennial Community Legacy‟-Projekte LegacyProjects@lionsclubs.org Centennial-Kommunikationen communications@lionsclubs.org Clubbedarf für die Centennial-Feier orderdetails@lionsclubs.org MyLCI mylci@lionsclubs.org Sonstige Fragen: LCICentennial@LionsClubs.org Schulung für Distrikt-Centennial-Koordinatoren 17 Abschluss (5 Min.) Wir haben einige Zeit damit verbracht, verfügbare Ressourcen wie Budgethilfe, Planung von Dokumenten, Daten und PR-Ressourcen zu besprechen. Eine weitere wichtige Ressource für Sie sind die LCI-Mitarbeiter, die gerne bereit sind, Ihre Fragen zu beantworten, Ihnen Lösungen bei Herausforderungen anzubieten und Ihnen die für Ihre Aufgabe erforderlichen Ressourcen bereitzustellen. Ihre Aufgaben als Distrikt-Centennial-Koordinator variieren und sind extrem wichtig, um den Erfolg der Centennial-Feier zu gewährleisten. Das LCI-Personal ist hier, um Sie dabei zu unterstützen, Ihre Effektivität zu maximieren. Die auf dieser Folie gezeigten Informationen sind auf der letzten Seite des Leitfadens für Distrikt-Centennial-Koordinator enthalten. Diese E-Mails sind wichtige Kontaktpunkte für Fragen, die Sie eventuell in Bezug auf die Centennial-Feier haben. Wie Sie sehen, sind separate Mitgliederteams den folgenden Programmbereichen gewidmet: Centennial-Hilfsaktivitäten Centennial-Mitgliedschaftsaktivitäten „Centennial Community Legacy‟-Projekte Centennial-Kommunikationen (u.a. alle PR-Ressourcen wie Videos und „Touchstone Stories“ Clubbedarf für die Centennial-Feier MyLCI Alle anderen Fragen (u.a. Nominierung von Centennial-Koordinatoren, Budgets und Unterstützung) Halten Sie diese Kontaktliste während der weiteren Durchführung Ihrer Centennial-Koordinator-Aktivitäten parat und tauschen Sie Ihre Ideen aus bzw. teilen Sie Ihren Bedarf an zusätzlichen Ressourcen den jeweils zuständigen LCI-Mitarbeitern mit. 17 Schulungsziele Budgethilfe erhalten Den Centennial-Planungsleitfaden für Clubs benutzen und austauschen Mit den Daten im Centennial Dashboard-Bericht arbeiten Die Ressourcen der Lions100 Toolbox benutzen Schulung für Distrikt-Centennial-Koordinatoren 18 Lassen Sie uns noch einmal die Zielsetzungen dieses Schulungsbausteins durchgehen. Sie sollten zu Folgendem in der Lage sein: Budgethilfe für Ihre Ausgaben als Distrikt-Centennial-Koordinator erhalten Den Centennial-Planungsleitfaden für Clubs benutzen und austauschen Mit den Daten im Centennial Dashboard-Bericht arbeiten Die Ressourcen der Lions100 Toolbox benutzen Fragen Sie: Haben wir unsere Ziele erreicht? Bitte beantworten Sie alle verbleibenden Fragen. 18 Schulung für Distrikt-Centennial-Koordinatoren 19 Beurteilung Schließen Sie die Schulung ab und bitten Sie die Teilnehmer die Beurteilung auszufüllen. 19
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